Kluczowe zmiany w prawie pracy: praca zdalna z enova365 – poznaj najważniejsze aspekty prawne i technologiczne

Z artykułu dowiesz się:

• jakie są kluczowe zmiany w przepisach dotyczących pracy zdalnej,
• jaki wpływ nowe regulacje mają na pracodawców i pracowników,
• w jaki sposób funkcje systemu enova365 pomagają optymalizować procesy związane z pracą zdalną i dostosowywać się do obowiązujących przepisów prawa.

Zapraszamy do lektury publikacji z gościnnym udziałem mecenas Justyny Jaszczewskiej z Kancelarii Prawnej Chudzikowski, partnera biznesowego BPX, która omawia i analizuje najnowsze zmiany w przepisach dotyczących pracy zdalnej. Natomiast Agnieszka Zdrojkowska, konsultantka merytoryczna enova365 z BPX, przedstawia najważniejsze funkcje systemu enova365, które wspierają wdrożenie tych zmian w zakresie pracy zdalnej.

Praca zdalna – kiedy zmiany weszły w życie?

Zasady dotyczące pracy zdalnej zostały wstępnie uregulowane podczas pandemii COVID-19 w 2020 roku, kiedy pojawiła się konieczność wprowadzenia usprawnień w organizacji pracy w tej formie. Okres pandemii przyczynił się do wdrożenia wielu nowych rozwiązań, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Zasady regulujące pracę zdalną, obowiązujące obecnie, zostały rozwinięte i usprawnione w kwietniu 2023 roku. Wówczas uchylono również przepisy dotyczące wcześniejszej telepracy.

Choć nowe regulacje funkcjonują już od pewnego czasu, zarówno pracodawcy, jak i pracownicy wciąż uczą się ich praktycznego zastosowania, a producenci dedykowanych systemów informatycznych wprowadzają kolejne ulepszenia. Wiele z tych zmian wynika z implementacji unijnych dyrektyw do polskiego systemu prawnego, co wciąż rodzi pewne rozbieżności interpretacyjne.

Co zmieniło się w funkcjonowaniu zasad dotyczących pracy zdalnej?

Najważniejsze i najnowsze zmiany w zakresie pracy zdalnej zostały określone w artykule 67¹⁸ – 67³⁴ Kodeksu Pracy.

Poniżej przedstawiamy szczegółowe opisy zmian w ramach poszczególnych artykułów.

• Możliwości i warunki wprowadzenia pracy zdalnej – 67¹⁹

W przepisie 67¹⁹ ustawodawca wprowadził możliwość świadczenia pracy w formie zdalnej, wyróżniając trzy podstawowe formy tego rodzaju pracy: stałą pracę zdalną, okresową pracę zdalną oraz okazjonalną pracę zdalną.

Stała praca zdalna to forma pracy, która jest wykonywana na co dzień, na podstawie porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Może być stosowana zarówno dla pracowników zatrudnionych dotychczas w formie stacjonarnej, jak i dla nowo zatrudnianych osób. Ustalenia dotyczące pracy zdalnej powinny być co do zasady wskazane już w samej umowie o pracę. W przypadku pracowników, którzy wcześniej pracowali stacjonarnie, możliwa jest zmiana formy pracy na zdalną na wniosek pracownika lub pracodawcy. Zmiana ta nie wymaga formy pisemnej, choć z prawnego punktu widzenia zaleca się przygotowanie porozumienia, które może być zawarte również w formie elektronicznej, np. przy użyciu dedykowanych narzędzi do obsługi pracowników, takich jak enova365. W przypadku odmowy świadczenia pracy zdalnej na wniosek pracownika, pracodawca musi uzasadnić decyzję, szczególnie w przypadku pracowników należących do określonych grup – kobiet w ciąży, osób wychowujących dziecko poniżej czwartego roku życia, osób opiekujących się niepełnosprawnym członkiem rodziny lub innym domownikiem. W takim przypadku odmowa musi być uzasadniona względami organizacyjnymi.

Praca zdalna okresowa jest wprowadzana na polecenie pracodawcy, bez konieczności zawierania porozumienia pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Tego rodzaj praca jest stosowana w szczególnych przypadkach, takich jak: obowiązywanie stanów nadzwyczajnych, stanów epidemii lub epidemicznych, czy też sytuacja, w której nie ma możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w tradycyjnej lokalizacji z powodu siły wyższej. Przy wprowadzeniu okresowej pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika o zakończeniu tej formy pracy z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem, aby zapewnić pracownikowi wystarczająco dużo czasu na powrót do stałego miejsca pracy.

Praca zdalna okazjonalna jest dopuszczalna w limicie 24 dni w ciągu roku i wykonywana co do zasady na wniosek pracownika. Jest mniej sformalizowana, co oznacza, że w tym przypadku nie stosuje się znacznej części przepisów dotyczących pracy zdalnej, tj. wprowadzania i zaprzestania pracy zdalnej, określenia zasad jej wykonywania, obowiązków informacyjnych pracodawcy, obowiązku dostarczania materiałów i narzędzi, zasad kontroli pracownika przez pracodawcę oraz kosztów związanych z pracą zdalną. Z uwagi na brak stosowania przepisu dotyczącego określenia zasad wykonywania pracy zdalnej, kontrola jej wykonywania, kontrola w zakresie BHP oraz przestrzeganie ochrony danych osobowych przeprowadzane jest na zasadach ustalonych indywidualnie z pracownikiem.

• Określenie zasad wykonywania pracy zdalnej – 67²⁰

Kolejny przepis wskazuje, że pracodawca przewidując możliwość pracy zdalnej, musi określić jej zasady. Zasady te określane są w porozumieniu z działającymi u pracodawcy organizacjami związkowymi, a w przypadku braku osiągnięcia porozumienia w ciągu 30 dni lub gdy u pracodawcy nie działa żadna organizacja związkowa – w regulaminie pracy zdalnej. Przy wprowadzaniu regulaminu uwzględnia się ustalenia dokonane ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku – po konsultacji z przedstawicielem pracowników. Jeśli zasady wykonywania pracy zdalnej nie zostały określone grupowo – w regulaminie lub w porozumieniu – pracodawca ustala je indywidualnie, w porozumieniu z pracownikiem (w przypadku stałej pracy zdalnej) lub w poleceniu pracy zdalnej (w przypadku pracy zdalnej okresowej).

Przy ustalaniu zasad pracy zdalnej, bardzo ważne jest, aby pracodawca w szczegółowy sposób określił wszystkie istotne elementy, w szczególności dotyczące: pokrywania kosztów pracy zdalnej, ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, sposobu porozumiewania się i potwierdzania obecności na stanowisku, kontroli wykonywania pracy, nadzoru w zakresie BHP, ochrony danych osobowych oraz konserwacji i serwisowania narzędzi pracy.

• Dodatkowe obowiązki informacyjne dla pracy zdalnej – 67²¹

W związku z tym, że praca jest wykonywana zdalnie, bez pojawiania się pracownika w siedzibie pracodawcy, istotnym elementem jest poinformowanie pracownika w sposób jasny w jakiej organizacji jest zatrudniony. Wynika to z faktu, że w organizacjach lub grupach kapitałowych, które obejmują wiele spółek, pracownicy czasami nie wiedzą, kto tak naprawdę jest ich pracodawcą. Taka informacja jest zawarta w umowie, jednak pracodawca powinien dodatkowo poinformować o tym fakcie pracownika. Nie ma ściśle określonej formy, w jakiej powinna być przekazana ta informacja, jednak z prawnego punktu widzenia rekomendowane jest sporządzenie jej w formie pisemnej. Kolejnym istotnym obowiązkiem pracodawcy jest poinformowanie pracownika o osobach odpowiedzialnych za współpracę oraz osobach uprawnionych do przeprowadzania kontroli pracownika.

• Możliwość zakończenia pracy zdalnej – 67²²

Aktualnie, zasadą jest nadal stacjonarny tryb wykonywania pracy, a praca zdalna wciąż stanowi wyjątek na rynku. W związku z tym, w przypadku chęci zakończenia pracy zdalnej, wprowadzono schemat powrotu do pracy stacjonarnej. Jeżeli pracownik, który wcześniej wykonywał pracę stacjonarnie, rozpoczyna pracę zdalną, obie strony mogą złożyć wiążący wniosek o powrót do pracy stacjonarnej. W takim przypadku pracownik i pracodawca powinni dojść do porozumienia w terminie 30 dni w zakresie zasad i terminu powrotu do pracy stacjonarnej. Jeśli nie dojdą do porozumienia w tym czasie, po upływie 30 dni pracownik wraca do wykonywania pracy w formie stacjonarnej na dotychczasowych zasadach.

• Zakazana przyczyna wypowiedzenia umowy – 67²³

Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących pracy zdalnej wiązało się z koniecznością wprowadzenia dodatkowych zakazów w zakresie wypowiadania umowy o pracę. Zgodnie z aktualnymi przepisami, odmowa zawarcia porozumienia o wykonywaniu pracy zdalnej, złożenie wniosku o pracę zdalną ani zaprzestanie pracy zdalnej nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenia umowy przez pracodawcę. Wypowiedzenie umowy o pracę z tych powodów stanowi naruszenie przepisów prawa pracy przez pracodawcę.

• Zapewnienie materiałów i pokrycie kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę – 67²⁴

W przypadku wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, to pracodawca powinien ponosić koszty związane z eksploatacją wszelkich urządzeń i materiałów. Oznacza to, że pracodawca powinien zapewnić niezbędny sprzęt do wykonywania pracy zdalnej oraz pokryć koszty materiałów, energii elektrycznej i usług komunikacyjnych, jeśli są one związane z wykonywaną pracą. Kwestie te powinny zostać szczegółowo uregulowane w regulaminie pracy zdalnej lub w zawartym porozumieniu. Katalog obowiązków pracodawcy w zakresie pokrywania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej obejmuje również inne koszty, określone w dokumencie regulującym zasady tej pracy. Alternatywą jest ustalenie z pracownikiem zasad wykorzystywania przez niego własnych materiałów i narzędzi, przy czym pracownikowi przysługuje wówczas ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Pokrycie kosztów pracy zdalnej oraz kosztów wykorzystania materiałów i narzędzi pracownika może nastąpić również poprzez wypłatę ryczałtu, odpowiadającego przewidywanym kosztom. Wypłacane z tytułu pracy zdalnej kwoty nie stanowią przychodu pracownika i nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

• Ochrona danych osobowych przy pracy zdalnej – 67²⁶

Pracodawca jest zobowiązany poinformować pracownika o zakresie ochrony danych osobowych, które przekazuje, jeśli jest to konieczne. Pracownik musi zostać o tym poinformowany w sposób formalny, co oznacza konieczność stworzenia odpowiedniej procedury w formie dokumentu, z którym pracownik musi się zapoznać i potwierdzić to podpisem. Taka forma zabezpiecza pracodawcę przed ewentualnymi roszczeniami i zarzutami ze strony pracownika.

• Komunikacja przy pracy zdalnej – 67²⁷

Jeśli chodzi o komunikację podczas pracy zdalnej, obie strony muszą wymienić się danymi kontaktowymi, aby mogły w każdej chwili, w trakcie godzin pracy, skontaktować się ze sobą.

• Zasady kontroli przy pracy zdalnej – 67²⁸

Pracodawca powinien określić zasady kontroli podczas pracy zdalnej. Zgodnie z obowiązującym prawem, pracodawca może sprawdzić, czy pracownik wykonuje pracę, w jaki sposób oraz czy odbywa się to zgodnie z ustalonymi zasadami, szczególnie w zakresie ochrony danych osobowych. Ponieważ praca zdalna zazwyczaj jest wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika, zasady kontroli muszą być bardzo dokładnie określone. Podczas każdej kontroli pracodawca ma obowiązek przeprowadzić ją w porozumieniu z pracownikiem, tak aby nie naruszać prywatności jego oraz innych domowników. Pracodawca ma również możliwość skontrolowania przestrzegania zasad BHP podczas pracy zdalnej. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, pracodawca może zobowiązać pracownika do ich usunięcia lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy w formie zdalnej.

• Zakaz dyskryminacji ze względu na pracę zdalną – 67²⁹

W artykule 67²⁹ ustawodawca wprowadził wprost zakaz dyskryminacji ze względu na wykonywanie bądź odmowę wykonywania pracy w formie zdalnej, dostrzegając zagrożenia, które mogą prowadzić do dyskryminacji pracowników, korzystających z tej formy świadczenia pracy.

• Uprawnienia pracownika – 67³⁰

Zgodnie z artykułem 67³⁰ , pracownik wykonujący pracę zdalną ma takie same uprawnienia jak pozostali pracownicy. Oznacza to, że może również korzystać z pomieszczeń socjalnych w regularnym miejscy pracy pracodawcy, a także kontaktować się z innymi pracownikami, zarówno w obszarze wykonywania pracy (w celu uzyskania pomocy, wsparcia i informacji), jak i w kwestiach niezwiązanych bezpośrednio z pracą, czyli w ramach tzw. elementów socjalnych.

• Obowiązki pracodawcy przy pracy zdalnej –67³¹

Ten przepis odnosi się do ograniczenia obowiązków pracodawcy w przypadku pracy zdalnej. Wyłączono następujące zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy: współpraca pracodawców w zakresie BHP, zapewnienie pierwszej pomocy, zwalczanie pożaru, ewakuacja, organizacja i przebudowa stanowiska pracy zgodnie z wymogami BHP, zapewnienie odpowiednich pomieszczeń do pracy, a także zapewnienie urządzeń sanitarnych i środków higieny.

• Zakaz pracy zdalnej dla określonych rodzajów prac

Dostrzegając możliwość naruszeń w tym zakresie, wprowadzono zakazy pracy zdalnej dla określonych rodzajów prac: prace szczególnie niebezpieczne, prace przekraczające dopuszczalne normy czynników fizycznych, prace z czynnikami chemicznymi i biologicznymi, prace związane z wydzielaniem uciążliwych zapachów oraz powodującymi intensywne brudzenie.

• Ocena ryzyka zawodowego, informacja o BHP przy pracy zdalnej

Pracodawca powinien przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego dla pracownika wykonującego pracę zdalną na konkretnym stanowisku, przed zleceniem pracy zdalnej lub zawarciem porozumienia w zakresie wykonywania pracy zdalnej. Taka ocena powinna zostać spisana w formie kolejnego dokumentu do zapoznania się i podpisu przez pracownika. W kolejnym kroku, pracownik powinien również zapoznać się i podpisać sporządzony dokument dotyczący zasad bezpieczeństwa i higieny pracy podczas pracy zdalnej. Pracownik jest również zobowiązany do złożenia oświadczenia, że jego stanowisko pracy zdalnej spełnia warunki określone zasadami BHP.

• Mniejszy rygor, co do formy oświadczeń pracownika – 67³²

W powyższych punktach wymieniono dokumenty, które muszą zostać złożone i podpisane przez pracownika w związku z pracą zdalną. Artykuł  67³² stanowi, że mogą one być składane w formie elektronicznej – we wskazanym systemie lub za pośrednictwem maila. Nie muszą być składane w tradycyjnej formie pisemnej. Dotyczy to w szczególności wniosku o wprowadzenie pracy zdalnej, odmowy pracodawcy na wniosek o wprowadzenie pracy zdalnej, potwierdzenia ukończenia szkolenia BHP, oświadczenia o posiadaniu w miejscu pracy warunków do pracy zdalnej zgodnie z zasadami BHP, a także innych wymaganych dokumentów.

Praca zdalna – możliwości systemu enova365

Rozwiązanie enova365 wspiera działy HR w codziennych zadaniach, reagując na bieżąco na zmiany w prawie pracy oraz udostępniając nowe funkcje z tym związane. W przypadku wymogów związanych z regulacjami w obrębie pracy zdalnej, system enova365 pomaga m.in. w sprawnym rozliczaniu ryczałtu i ekwiwalentu za pracę zdalną, weryfikacji limitów i rodzajów pracy zdalnej danego pracownika, a także w ustawieniu lokalizacji pracy zdalnej poszczególnych osób.

Przed rozpoczęciem pracy w programie enova365 i skorzystaniu z dostępnych funkcji, zespół HR, korzystający z narzędzia, powinien odblokować i poprawnie skonfigurować wszystkie elementy.

Następnie, po przejściu do sekcji Kadry i Płace, pracownicy działów HR znajdą tam dedykowaną zakładkę – praca zdalna. W tym obszarze będą mogli zobaczyć, jakie wnioski pracownicy mogą składać w związku z pracą zdalną. Zespół HR ma także możliwość wyboru, w jakiej formie chce widzieć wspomniane dokumenty:

a) poprzez strefy w kalendarzach pracowników – w tym miejscu zespoły HR mają możliwość ręcznego nanoszenia wniosków, co oznacza, że po otrzymaniu wniosku papierowego od pracownika, mogą przenieść te informacje do systemu enova365;
b) w formie automatycznej akceptacji wniosków – w systemie enova365, w Pulpicie Pracownika, istnieje możliwość ustawienia na samym początku automatycznej akceptacji wniosków o pracę zdalną, co oznacza, że pracownik nie musi przekazywać wniosków do przełożonych.

Wspomniane ustawienia mogą być dowolnie konfigurowane przez działy HR, co oznacza, że użytkownicy systemu enova365 mogą je dostosować do aktualnych potrzeb i regulaminów wewnętrznych firmy.

PRACA ZDALNA – RODZAJE I LIMITY

W tej samej sekcji, Kadry i Płace, można również znaleźć definicje rodzajów pracy zdalnej i sprawdzić, które z nich mają limity, a które ich nie mają. Ten moduł jest również edytowalny, co oznacza, że dział HR może wprowadzać zmiany w zależności od potrzeb.

PRACA ZDALNA – RYCZAŁT I EKWIWALEN ZA PRACĘ ZDALNĄ

W module Kadry i Płace można również przejść do sekcji płacowej, która dotyczy naliczania ryczałtu i ekwiwalentu za pracę zdalną.

W tej zakładce ustalamy kwoty, które obowiązują w firmie zgodnie z przyjętymi ustaleniami.

PRZYKŁAD
W firmie XYZ ustalona stawka za godzinę pracy zdalnej wynosi 35 groszy, a ryczałt miesięczny 50 złotych. Na początek, te kwoty muszą zostać wprowadzone do systemu enova365. W sekcji wynagrodzeń pracowników należy znaleźć element z ekwiwalentem/ryczałtem za pracę zdalną. Będzie on dodany jako dodatek na kartotekach pracowników, aby w momencie pracy zdalnej pracownicy mogli dostać doliczony przy wypłacie ekwiwalent lub ryczałt. Ekwiwalent za pracę zdalną jest elementem standardowym w programie enova365, udostępnionym przez producenta, który może być zablokowany na początku użytkowania – należy go wtedy odblokować w zakładce ogólnej.

Przykładowo, pracownik Jan Kowalski ma w swojej kartotece dodany dodatek – ekwiwalent za pracę zdalną. Pan Jan pracował zdalnie w dniu 26 września 2024 roku. W związku z tym, pracownik działu HR powinien wybrać w jego kalendarzu ten jeden dzień pracy zdalnej i zaakceptować go poprzez kliknięcie przycisku OK. Dzięki temu, przy naliczaniu wypłaty na koniec miesiąca, w elementach wynagrodzenia pojawi się wskazany ekwiwalent– 35 groszy za godzinę, który jest mnożony przez 8 godzin roboczych, co daje kwotę 2,80 zł.
Należy pamiętać, że ten dodatkowy przychód pracownika za koszty pracy zdalnej nie podlega opodatkowaniu i nie jest oskładkowany, co można dodatkowo sprawdzić w zakładce podatki.

LOKALIZACJA PRACY ZDALNEJ

Dodatkowo, w module Kadry i Pałce, można znaleźć sekcję lokalizacja pracy zdalnej. W tym miejscu dział HR może przypisać lokalizacje pracowników, którzy świadczą pracę w formie zdalnej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemu enova365 oraz o tym, jak oprogramowanie może wpłynąć na usprawnienie procesów zarządzania w obszarze HR w Twojej firmie, odwiedź naszą stronę i skontaktuj się z naszym ekspertem, który pomoże Ci znaleźć idealne rozwiązanie dla sukcesu Twojej firmy.