Samoobsługa pracownicza w enova365 – Q&A z ekspertką Agnieszką Zdrojkowską – konsultantką merytoryczną enova365 w BPX S.A.

W poniższym artykule omówimy strukturę funkcjonalną programu, wykorzystanie Pulpitu Kierownika i Pracownika w codziennej pracy, a także przybliżymy funkcjonalności modułów kontrolujących zarządzanie czasem, absencjami, wnioskami urlopowymi i wszystkimi kluczowymi obszarami, które są niezbędne do efektywnego przeprowadzania procesów HR. Przedstawimy również korzyści płynące z wdrożenia pulpitów w systemie enova365 oraz odpowiemy na najczęściej zadawane przez naszych Klientów pytania.

System enova365 oferuje szeroki zakres funkcjonalności i usprawnień, które, przy odpowiednim wykorzystaniu, mogą znacząco Poprawić efektywność działania całej organizacji.

W tym artykule Agnieszka Zdrojkowska, ekspertka enova365 z BPX S.A., odpowiada na najczęściej zadawane pytania dotyczące systemu i dzieli się swoim wieloletnim doświadczeniem. Wyjaśnia również, jak wdrożenie oraz efektywne użytkowanie enova365 może zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa, z szczególnym uwzględnieniem obszaru HR.

Jak działa i z czego składa się program enova365?

System enova365 to zaawansowane narzędzie ERP, zaprojektowane do kompleksowego zarządzania działalnością organizacji. Dzięki szerokiemu zakresowi funkcji, enova365 wspiera kluczowe obszary działalności firm, takie jak finanse, sprzedaż, produkcja, kadry i płace, logistyka, magazynowanie oraz zarządzanie projektami. Jest to zintegrowane i elastyczne rozwiązanie. Może być w pełni dostosowane do specyficznych potrzeb zarówno małych, średnich, jak i dużych przedsiębiorstw, co czyni je również idealnym wyborem dla firm z różnych branż.

Dzięki enova365 przedsiębiorstwa mogą skutecznie monitorować i zarządzać swoimi procesami biznesowymi, zwiększając efektywność operacyjną oraz wspierając podejmowanie strategicznych decyzji. System jest dostępny zarówno w modelu chmurowym, jak i stacjonarnym, co pozwala na elastyczność wdrożenia i użytkowania. Zaawansowana architektura enova365 umożliwia integrację z innymi systemami, co dodatkowo zwiększa funkcjonalność i wartość programu dla przedsiębiorstw. Dzięki regularnym aktualizacjom i wsparciu technicznemu, enova365 pozostaje nowoczesnym i niezawodnym narzędziem w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym.

Enova365 oferuje kompleksowe zarządzanie danymi pracowników poprzez różnorodne zakładki. Każdy z modułów został stworzony tak, aby odpowiadać na specyficzne potrzeby różnych działów, od finansów, przez kadry, aż po produkcję i sprzedaż. Dzięki modułowej budowie systemu, firmy mogą elastycznie dostosowywać oprogramowanie do swoich potrzeb, rozbudowując funkcjonalności w miarę rozwoju działalności. W tym artykule skupimy się przede wszystkim na funkcjach pozwalających optymalizować kluczowe procesy HR i zwiększyć efektywność działów kadr i płac.

Pracownicy i Zleceniobiorcy

Wśród podstawowych zakładek systemu enova365 znajdują się dwie kluczowe sekcje: „Pracownicy”, która obejmuje osoby zatrudnione na umowach o pracę oraz „Zleceniobiorcy” dedykowaną osobom pracującym na umowach cywilnoprawnych. Te zakładki pozwalają łatwo i szybko wyszukać odpowiednich pracowników w zależności od obowiązujących ich umów, co znacząco usprawnia zarządzanie personelem. Dzięki intuicyjnej organizacji danych, system pozwala na sprawne zarządzanie informacjami o pracownikach, co przekłada się na bardziej efektywne i uporządkowane procesy HR w przedsiębiorstwie.

Nieobecności

Kluczowym elementem systemu jest możliwość rozbudowy o moduły związane z zarządzaniem czasem pracy. W zakładce „Nieobecności” znajdują się wszystkie absencje, w tym m.in. wysyłane bezpośrednio z pulpitu pracownika  za pośrednictwem e-wniosków. Po złożeniu przez pracownika e-wniosku o urlop i akceptacji go przez przełożonego, dział personalny widzi taką nieobecności od razu na kartotece pracownika.

System działa również w odwrotnym kierunku. Importując nieobecności z PUE, takie jak zwolnienia lekarskie, informacje są automatycznie widoczne zarówno w zakładce „Nieobecności”, jak i w pulpitach przełożonych. Dzięki temu enova365 zapewnia pełną synchronizację danych i bieżący wgląd w dostępność pracowników.

Płace

W pulpicie pracownika każdy zatrudniony ma dostęp do swojego paska wypłaty.

System enova365 działa dynamicznie, co oznacza, że wszelkie zatwierdzone dane są natychmiast aktualizowane i automatycznie udostępniane w pulpitach użytkowników. Dzięki temu zapewniony jest bieżący, aktualny wgląd w informacje dotyczące wynagrodzeń, co znacznie usprawnia zarządzanie płacami i poprawia przejrzystość komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie.

Jak efektywnie wykorzystywać Pulpit Pracownika w codziennej pracy?

Pulpit Pracownika w systemie enova365 to intuicyjne i funkcjonalne narzędzie, które ułatwia codzienną pracę oraz komunikację w firmie. Używając Pulpitu Pracownika, każdy zatrudniony ma szybki i wygodny dostęp do kluczowych informacji dotyczących zatrudnienia, takich jak paski wynagrodzeń, dane personalne, aktualne wnioski urlopowe oraz harmonogram pracy. To rozwiązanie nie tylko zwiększa przejrzystość procesów HR, ale także wspiera pracowników w samodzielnym zarządzaniu swoimi dokumentami i zobowiązaniami, co przekłada się na większą efektywność i zadowolenie z pracy.

Dane zatrudnionych w Pulpicie Pracownika – czy są chronione?

Pulpit Pracownika umożliwia każdemu pracownikowi bezpieczny dostęp do swoich danych. Logowanie odbywa się za pomocą odgórnie ustalonego loginu oraz jednorazowego hasła, które po pierwszym logowaniu pracownik zmienia na indywidualne. Dzięki temu mechanizmowi dostęp do konta jest w pełni chroniony, a prywatność użytkownika gwarantowana – zarówno administratorzy, jak i osoby zarządzające systemem, nie mają wglądu w dane logowania pracowników.

Po zalogowaniu, pracownik widzi główny panel, który umożliwia przejście do bardziej szczegółowych danych, dostępnych w menu. W zakładce „Dane kadrowe” pracownik znajdzie podstawowe informacje, które podał podczas zatrudnienia lub przy późniejszych aktualizacjach. Informacje te dotyczą danych osobowych oraz ważnych dokumentów, takich jak świadectwa pracy (zakładka „Kadry pozostałe/Historia zatrudnienia”). Jeśli pracownik jest nowo zatrudniony i nie dostarczył jeszcze wszystkich wymaganych deklaracji, sekcja ta pozostanie pusta do czasu uzupełnienia dokumentów przez dział personalny. Po dostarczeniu brakujących informacji, dane są natychmiast wprowadzane do systemu, a pracownik od razu widzi zmiany w swoim pulpicie.

System automatycznie generuje również powiadomienia e-mailowe dotyczące m.in. oczekujących wniosków i potwierdzeń akceptacji. Pracownicy otrzymują informacje na swój adres e-mail bez konieczności logowania się do systemu, co ogranicza liczbę zapytań do działu HR i zapewnia błyskawiczne przekazywanie informacji.

Z jakich funkcjonalności Pulpitu Pracownika mogę korzystać?

Pulpit Pracownika stanowi centralny punkt dostępu do wszystkich kluczowych informacji, z którymi pracownik ma styczność na co dzień. Oferuje przejrzysty i intuicyjny interfejs, który nie tylko ułatwia zarządzanie danymi osobowymi, ale także usprawnia komunikację z innymi działami oraz umożliwia szybki dostęp do wszelkiej dokumentacji i informacji istotnych z perspektywy pracownika. Konfiguracja pulpitu jest elastyczna i pozwala na dostosowanie widoczności do specyficznych potrzeb firmy. Możliwe jest również zablokowanie dostępu do pewnych informacji lub uniemożliwienie składania określonych wniosków, co pozwala na elastyczne dopasowanie systemu do wymogów organizacyjnych.

Poniżej przedstawiamy najważniejsze funkcje i możliwości, jakie oferuje Pulpit Pracownika.

Monitorowanie danych pracowniczych

Pracownicy mogą na bieżąco monitorować swoje dane i sprawdzać istotne informacje, takie jak brakujące dokumenty. W przypadku, gdy pracownik zauważy brak wymaganych deklaracji, może szybko uzupełnić informacje, co pozwala uniknąć niepożądanych konsekwencji, takich jak zredukowany wymiar urlopu. Po wprowadzeniu brakującego dokumentu do systemu, aktualizacja danych następuje natychmiastowo, a zaktualizowane informacje są od razu widoczne. Ta funkcjonalność zapewnia pracownikom pełną kontrolę nad swoimi danymi personalnymi oraz umożliwia szybkie reagowanie na ewentualne braki czy nieprawidłowości, co z pewnością przekłada się na lepszą organizację pracy i większą satysfakcję z użytkowania systemu.

Dane o pracownikach są widoczne w zależności od konfiguracji. Początkowo kierownik ma wgląd do informacji dotyczących szkoleń BHP, uprawnień, badań lekarskich czy pracy zdalnej.

Czy dane kadrowe, takie jak informacje o rodzinie, będą widoczne dla kierownika?

Wyświetlane dane są zależne od konfiguracji, którą może ustawić użytkownik wersji okienkowej enova365. Widoczne informacje to m.in. szkolenia BHP, uprawnienia, badania lekarskie czy właśnie informacje o rodzinie. Istnieje również możliwość dodawania bardziej rozbudowanych widoków za pomocą wsparcia programistycznego.

Przykładowe dane o pracownikach widoczne w systemie

Informacje o badaniach lekarskich i szkoleniach

Pracownik ma pełny dostęp do historii swoich badań lekarskich oraz szkoleń i uprawnień. W systemie widoczne są szczegółowe informacje na temat przeprowadzonych badań, w tym daty, rodzaje oraz terminy ważności. Dzięki tej funkcjonalności pracownik może łatwo sprawdzić, kiedy wymagane będzie odnowienie uprawnień. Podane informacje są również dostępne dla kierowników, co pozwala przełożonym na bieżąco monitorować, kiedy upływa termin ważności badań i szkoleń pracowników. Taka transparentność ułatwia planowanie szkoleń i zapewnia zgodność z wymaganiami prawnymi.

Czas pracy i nieobecności

Sekcja „Czas pracy i nieobecności” umożliwia pracownikom wgląd do kalendarza i harmonogramu pracy, co jest szczególnie przydatne dla działów pracujących w systemie zmianowym. Zatrudnieni mogą na bieżąco sprawdzać swój grafik pracy – jest to szczególnie przydatne w niestandardowych sytuacjach, takich jak wprowadzanie zmian na okres wakacyjny. Pracownicy mogą logować się do systemu zdalnie, za pomocą przeglądarki internetowej, co umożliwia szybkie sprawdzenie, o której godzinie powinni stawić się w pracy następnego dnia. Zatrudnieni mogą także sprawdzać swoje nieobecności – w sekcji dostępna jest pełna lista absencji, w tym zaplanowane urlopy, co umożliwia lepsze planowanie dni wolnych. Pulpit wyświetla kluczowe informacje, takie jak limit urlopowy (w tym dni zaległe z poprzedniego roku) oraz aktualny wymiar urlopu zgodny z przepisami kodeksu pracy. Pracownik może również sprawdzić inne istotne dane, takie jak informacje dotyczące opieki nad zdrowym dzieckiem czy zwolnień z pracy z powodu siły wyższej.

Jak wygląda akceptacja nieobecności pracownika w przypadku absencji jego przełożonego?

W przypadku nieobecności przełożonego można skorzystać z funkcjonalności zastępstw. Jeśli jest to nieplanowana nieobecność, w sytuacjach nagłych dział personalny może bezpośrednio wprowadzić nowe zastępstwo.

Historia wypłat

System enova365 umożliwia również kompleksowe przeglądanie historii wypłat. Po wybraniu opcji “Ostatnia wypłata” pracownik – dzięki odpowiedniemu filtrowaniu okresów – może uzyskać szczegółowe informacje na temat wszystkich wypłat z bieżącego roku oraz z lat poprzednich. Zatrudniony ma też możliwość zapisania paska wypłaty na swoim urządzeniu, wydrukowania lub wysłania dokumentu mailowo. To rozwiązanie jest szczególnie użyteczne dla osób, które preferują archiwizowanie dokumentów w osobnych folderach. Dostęp do tych informacji jest możliwy w każdej chwili, co czyni system enova365 narzędziem nie tylko wygodnym, ale i wszechstronnym w zarządzaniu danymi pracowniczymi.

Czy kierownik widzi wypłaty i stawki zaszeregowania podległych pracowników?

Widoczność danych finansowych pracowników w Pulpicie Kierownika można ustawić w konfiguracji programu. Wiele firm rezygnuje z udostępniania tych danych kierownikom. Natomiast każdy pracownik może na swoim pulpicie zobaczyć stawkę wynikającą z umowy oraz przejrzeć wszystkie swoje wypłaty i pobrać paski wypłat.

Dane finansowe

Zakładka „Dane finansowe” zapewnia pracownikom pełny dostęp do kluczowych informacji finansowych, które zostały podane podczas zatrudnienia. Dotyczy to takich deklaracji, jak formularz PIT-2 czy oświadczenia o kosztach uzyskania przychodu. W przypadku, gdy pracownik zmieni miejsce zamieszkania lub złoży wniosek o podwyższenie kosztów uzyskania przychodu, wszelkie zmiany są dynamicznie wprowadzane w systemie, co gwarantuje, że dane są zawsze aktualne. Dodatkowo, w zakładce dostępne są szczegółowe informacje na temat progów podatkowych, co pozwala pracownikowi zweryfikować, czy wynagrodzenie jest rozliczane zgodnie z wybranymi wcześniej oświadczeniami. Dzięki tej funkcjonalności pracownicy mogą z większą pewnością i przejrzystością zarządzać swoimi sprawami finansowymi, a także monitorować zmiany, które mogą mieć wpływ na ich wynagrodzenie.

Elektroniczna dokumentacja

System enova365 umożliwia wygodną i bezpieczną elektroniczną wysyłkę PIT-ów bezpośrednio na pulpity pracowników. Po otrzymaniu dokumentu, pracownik może od razu potwierdzić odbiór deklaracji, co jest automatycznie rejestrowane w systemie i zapewnia pełną przejrzystość oraz zgodność z wymaganiami prawnymi. Cyfrowa dystrybucja PIT-ów znacząco ułatwia pracę działom kadr, redukując potrzebę ręcznej obsługi dokumentów i oszczędzając cenny czas. Dla firm, które zdecydowały się na prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, enova365 oferuje również funkcję e-teczki. Ta funkcjonalność umożliwia pracownikom przeglądanie skanów swoich dokumentów, które są podzielone na części: A, B, C, D, E co zapewnia intuicyjny i łatwy dostęp do wszystkich istotnych informacji.

Zadania i wnioski

W zakładce „Zadania i wnioski”, pracownicy mają bieżący wgląd w status złożonych wniosków, które są automatycznie przekazywane do przełożonego. System umożliwia śledzenie postępu oraz monitorowanie aktualnego statusu wniosków, co znacząco zwiększa przejrzystość informacji dotyczących zarządzania sprawami pracowniczymi. W przypadku zmiany przełożonego, na przykład w wyniku reorganizacji lub przenoszenia zatrudnionych między działami, pracownik działu kadrowo-płacowego uzyskuje wgląd w strukturę i ma możliwość moderacji, aby podpiąć odpowiedniego pracownika pod innego przełożonego. Z kolei w przypadku urlopu przełożonego, kierownik może wyznaczyć osobę na zastępstwo, która będzie mogła podczas jego nieobecności akceptować wnioski podległych pracowników. Funkcjonalność zapewnia, że wszystkie wnioski są kierowane do właściwej osoby, co minimalizuje ryzyko niedostarczenia dokumentu w wymaganym czasie.

Czy możliwe jest załączenie do wniosków i raportów własnych informacji w PDF np. regulaminów, w przypadku składania wniosku o pracę zdalną?

Wprowadzenie regulaminu jako dokumentu widocznego w panelu użytkownika jest możliwe przy odpowiednim wsparciu firmy wdrażającej program enova365. Możemy również zaimplementować regulamin jako automatyczny załącznik do każdego e-wniosku, podobnie jak dodatkowe skany i dokumenty. W celu wdrożenia wskazanego rozwiązania konieczna jest jednak ingerencja w proces workflow oraz dodatkowa praca programistyczna.

Tworzenie indywidualnych arkuszy

Konfiguracja wersji okienkowej systemu enova365 oferuje również możliwość tworzenia indywidualnych arkuszy ocen. Funkcjonalność ta jest w pełni dostosowywana do specyficznych potrzeb klienta, co oznacza, że proces rozpoczyna się od szczegółowej analizy wymagań i oczekiwań firmy. Na podstawie wykonanej analizy, w systemie konfigurowane są wszystkie niezbędne elementy, aby dostosować arkusze ocen do wymagań organizacyjnych i procesów oceny pracowników. Dzięki temu rozwiązaniu, każdy arkusz może być precyzyjnie dopasowany do kryteriów oceny i metodologii stosowanej w organizacji, co pozwala na efektywne monitorowanie wyników oraz lepszą ocenę osiągnięć pracowniczych.

Jakie są możliwości konfiguracyjne systemu?

System enova365 oferuje zaawansowane możliwości konfiguracyjne, które pozwalają na pełne dostosowanie działania programu do specyficznych potrzeb każdej organizacji. Elastyczność systemu umożliwia integrację z istniejącymi narzędziami, dostosowanie workflow, tworzenie niestandardowych raportów oraz implementację dedykowanych funkcji. To sprawia, że enova365 może efektywnie wspierać zarówno małe przedsiębiorstwa, jak i duże korporacje, dostosowując się do dynamicznie zmieniających się potrzeb biznesowych.

Personalizacja pulpitu HR

W konfiguracji użytkownicy mogą dostosować widoki oraz strukturę organizacyjną systemu, co umożliwia precyzyjne dopasowanie do standardów przedsiębiorstwa. Tym samym osoby zarządzające systemem kadrowo-płacowym mają możliwość wprowadzania zmian w strukturze, co dodatkowo pozwala na szybkie dostosowanie systemu do bieżących potrzeb. W przypadku większych zmian, takich jak restrukturyzacja, system umożliwia stworzenie zupełnie nowej struktury organizacyjnej, zachowując jednocześnie poprzednie ustawienia jako bazę do dalszych modyfikacji.

Efektywne zarządzanie obiegiem wniosków

System enova365 efektywnie zarządza obiegiem wniosków – wnioski składane przez pracowników są przekazywane od niższego do wyższego szczebla, na przykład od bezpośredniego przełożonego do dyrektora. Każdy wniosek, zanim zostanie ostatecznie zatwierdzony, przechodzi przez odpowiednie poziomy akceptacji, co zapewnia klarowność procesu decyzyjnego.

Elastyczność w przetwarzaniu wniosków urlopowych

Funkcjonalność systemu obejmuje również możliwość dostosowania urlopów na żądanie. Użytkownicy mogą zdecydować, czy taki urlop będzie wymagał akceptacji przełożonego, czy będzie automatycznie zatwierdzany i od razu wpisywany do kalendarza pracownika. Ta funkcjonalność jest łatwa do aktywowania/dezaktywowania za pomocą prostego zaznaczenia pola wyboru.

Konfiguracja e-wniosków

Dodatkowo, w zakładce „Definicje dokumentów dodatkowych” system enova365 umożliwia elastyczne konfigurowanie i blokowanie dostępnych e-wniosków. Dzięki tej funkcjonalności, firmy mogą precyzyjnie zarządzać rodzajami wniosków dostępnych w systemie, dostosowując je do swoich wewnętrznych zasad i procedur. Na przykład, jeśli firma wymaga, aby wnioski o urlopy bezpłatne były składane wyłącznie w formie papierowej, odpowiedni e-wniosek może zostać zablokowany w systemie. Takie możliwości szybkiej konfiguracji są szczególnie przydatne podczas wprowadzania nowych procedur.

Wdrażanie pulpitów i monitorowanie użytkownika

Wdrażanie pulpitów w systemie enova365 rozpoczyna się od udostępnienia pracownikom kilku podstawowych wniosków. Takie stopniowe podejście umożliwia pracownikom lepsze zapoznanie się z nowym narzędziem oraz zapewnia czas na naukę i adaptację. W początkowej fazie użytkowania możliwe jest monitorowanie i identyfikowanie ewentualnych błędów, które mogą się pojawić, co pozwala na szybką reakcję i korektę. Ten etap wdrożenia nie tylko ułatwia pracownikom adaptację do nowych funkcji, ale także zapewnia, że system działa zgodnie z oczekiwaniami i jest odpowiednio dostosowany.

Czy do robienia eksportów z enova365 w wersji okienkowej do Excela lub PDF np. z wypłat, potrzebny jest workflow, czy wystarczy tylko enova365 i pulpity?

Eksport danych do Excela można przeprowadzić bezpośrednio z systemu. Zaznaczając elementy wypłaty, które zostały już wypłacone, można użyć skrótów z pakietu Office, takich jak Ctrl+A, a następnie prawym przyciskiem myszy przenieść dane do arkusza Excel. Jeśli enova365 jest zainstalowana na osobnym serwerze, możemy wyeksportować dane do Excela, pod warunkiem, że na pulpicie zdalnym mamy zainstalowany ten program. W przypadku braku Excela, można szybko przenieść dane poprzez kopiowanie i wklejanie, co pozwala na dalsze porządkowanie informacji.

Jak efektywnie zarządzać zespołem, korzystając z funkcji Pulpitu Kierownika?

Pulpit Kierownika to złożone narzędzie, oferujące menedżerom kompleksowy wgląd w kluczowe aspekty zarządzania zespołem i operacjami w firmie. Dzięki intuicyjnej i zintegrowanej platformie, kierownicy mogą w jednym miejscu śledzić postępy projektów, monitorować zadania i wnioski pracowników, a także zarządzać dokumentacją i procesami HR. Pulpit Kierownika został zaprojektowany w celu optymalizacji zarządzania oraz zwiększenia efektywności pracy, zapewniając dostęp do istotnych informacji oraz funkcji, wspierających podejmowanie strategicznych decyzji. Kierownicy, korzystając z tego pulpitu mogą liczyć na szereg zaawansowanych funkcjonalności dostosowanych do specjalnych potrzeb konkretnych zespołów

Weryfikacja czasu pracy

Pulpit Kierownika w systemie enova365 to niezwykle funkcjonalne narzędzie, które umożliwia pełen wgląd w czas pracy wszystkich podległych pracowników. Kierownik ma możliwość monitorowania harmonogramów pracy oraz śledzenia nieobecności, co znacząco ułatwia organizację i zapewnia przejrzystość w zarządzaniu zespołem. System oferuje przeglądanie kalendarzy, list nieobecności oraz zestawień czasu pracy, co pozwala na dokładne śledzenie takich aspektów, jak praca zdalna, wykorzystanie urlopów czy wyjścia prywatne.

Dzięki odpowiednim filtrom kierownik może łatwo weryfikować dane według różnych kryteriów, takich jak jednostka organizacyjna, typ lub okres absencji. To elastyczne podejście do zarządzania danymi umożliwia szybkie i efektywne zarządzanie zespołem, ułatwiając planowanie zasobów.

Czy kierownik może sprawdzić listę wszystkich pracowników po konkretnym zdarzeniu urlopowym?

Kierownik ma możliwość przeglądania listy pracowników wraz z ich nieobecnościami w wybranym okresie. Przykładowo, można wybrać kategorię „urlop wypoczynkowy” i od razu zobaczyć, w które dni pracownicy korzystali z urlopu.

enova365 umożliwia przeglądanie powyższych informacji nie tylko z perspektywy kierownika, ale także działu kadrowego i personalnego, co zapewnia spójny dostęp do danych w całej organizacji. Dodatkowo, system pozwala skupić się na specyficznych rodzajach nieobecności, co umożliwia wprowadzenie wybranego rodzaju urlopu i dokładną analizę.

Zarządzanie strukturą organizacyjną

System enova365 umożliwia również efektywne zarządzanie strukturą organizacyjną firmy, co przekłada się na usprawnienie procesów decyzyjnych i administracyjnych. Użytkownicy mogą przeglądać hierarchię organizacyjną, obejmującą różne poziomy kadry zarządzającej. Każdy dyrektor czy kierownik składający wniosek musi uzyskać akceptację przełożonego, chyba że wnioski są automatycznie zatwierdzane zgodnie z wcześniej ustalonymi regułami.

Analogicznie, wnioski składane przez kierowników są przekazywane do dyrektorów, a pracownicy składają swoje wnioski do kierowników. Taki model zapewnia klarowność i przejrzystość procesu akceptacji wniosków, eliminując niejasności i ułatwiając zarządzanie przepływem dokumentów. Dzięki temu system enova365 wspiera płynne i zorganizowane zarządzanie dokumentacją w całej strukturze firmy.

Dodatkowo, enova365 umożliwia łatwe zarządzanie zastępstwami. Można zdefiniować osobę, która tymczasowo przejmie obowiązki związane z akceptowaniem wniosków. Wystarczy wybrać opcję „Przekaż dalej” i wskazać osobę, która będzie pełnić rolę zastępcy. Może to być pracownik naszego działu, inny kierownik lub przełożony – wybór zależy od wewnętrznych regulacji firmy. Zastępca ma wtedy ograniczony dostęp do pulpitu zastępowanego, co pozwala na bieżąco akceptować lub odrzucać wnioski. Można ustawić zastępstwo na określony czas lub skrócić okres, w przypadku wcześniejszego powrotu do pracy.

Zarządzanie rotacją pracowników

Kierownik ma pełen dostęp do listy wszystkich podległych pracowników, co umożliwia mu skuteczne zarządzanie zespołem.

Operator w wersji okienkowej programu może samodzielnie dodawać nowych członków do struktury organizacyjnej lub usuwać tych, którzy aktualnie już nie są podwładnymi danego menadżera. Taka elastyczność jest szczególnie ważna w dynamicznych środowiskach pracy, gdzie zmiany kadrowe zachodzą stosunkowo często.

Możliwość szybkiej aktualizacji danych kadrowych pozwala na bieżące dostosowywanie struktury zespołu do wewnętrznych zmian w firmie, co jest kluczowe w zapewnieniu kierownikowi wgląd w aktualne dane związane z zasobami ludzkimi.

Monitorowanie szkoleń i uprawnień

Przełożeni mają dodatkowo dostęp do istotnych informacji dotyczących szkoleń BHP, badań lekarskich oraz uprawnień swoich pracowników. System umożliwia skuteczne śledzenie terminów ważności, planowanie niezbędnych szkoleń oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy posiadają aktualne uprawnienia.

Kierownik może monitorować nadchodzące terminy szkoleń, sprawdzać daty zrealizowanych kursów oraz zarządzać terminami badań. Ta funkcjonalność pozwala na bieżąco zarządzać obowiązkami szkoleniowymi i zdrowotnymi, co przekłada się na utrzymanie zgodności z przepisami i zapewnia bezpieczeństwo w miejscu pracy. System enova365 wspiera przełożonych w utrzymaniu pełnej kontroli nad uprawnieniami pracowników, ułatwiając planowanie i organizację szkoleń oraz innych działań związanych z rozwojem i bezpieczeństwem kadry.

Integracja i aktualizacja danych

System enova365 zapewnia dynamiczną aktualizację informacji, co gwarantuje, że zarówno pracownicy, jak i przełożeni mogą mieć pewność, że zawsze pracują na bieżących danych. Dodatkowo integracja wersji okienkowej z portalem samoobsługi pracowniczej umożliwia spójne zarządzanie danymi kadrowymi.

Dzięki tej integracji, wszelkie zmiany wprowadzane w jednym z modułów są automatycznie odzwierciedlane w pozostałych, eliminując ryzyko błędów i zapewniając jednolity dostęp do bieżących informacji. Takie rozwiązanie przyspiesza procesy administracyjne i poprawia komunikację, co ułatwia kierownikowi efektywne zarządzanie.

Podsumowanie korzyści wynikających z wdrożenia Pulpitu Pracownika i Kierownika

Wdrożenie pulpitu pracowniczego i kierowniczego w systemie enova365 przynosi szereg korzyści. Pulpity przede wszystkim usprawniają przepływ informacji między pracownikami, przełożonymi, a działem HR. Dzięki łatwemu dostępowi do danych, takich jak limity nieobecności, harmonogram pracy czy informacje o umowach, znacznie redukuje się ilość pytań i wizyt w dziale HR. Pracownicy i kierownicy zyskują narzędzia, które ułatwiają efektywne zarządzanie zespołem, monitorowanie wszelkich nieobecności oraz monitorowanie, czy wszyscy pracownicy posiadają aktualne uprawnienia oraz odbyli wymagane badania i szkolenia.

Wśród najważniejszych korzyści możemy wyróżnić:

• Dynamiczna aktualizacja informacji
• Stałe monitorowanie nieobecności pracowników
• Możliwość przeglądania harmonogramów pracy
• Elastyczne zarządzanie strukturą organizacyjną i danymi kadrowymi
• Pełny wgląd w uprawnienia pracowników
• Szybkie dodawanie i usuwanie pracowników ze struktury
• Integracja wersji okienkowej z portalem samoobsługi pracowniczej
• Dostępne filtry do przeszukiwania danych
• Skuteczne zarządzanie wnioskami pracowniczymi
• Monitorowanie terminów badań lekarskich
• Zgodność z przepisami
• Automatyczne powiadomienia i bezpieczeństwo
• Zwiększenie efektywności Działu HR
• Zarządzanie zastępstwami
• Automatyczna synchronizacja

Wdrożenie pulpitów pracowniczych w systemie enova365 to znaczący krok w stronę efektywnego i nowoczesnego zarządzania przedsiębiorstwem. Dzięki zaawansowanym funkcjom systemu, zarówno pracownicy, jak i kierownicy mogą korzystać z wygodnych i kompleksowych narzędzi, co znacząco usprawnia codzienną pracę i komunikację. Automatyzacja procesów oraz integracja systemu pozwalają na bieżące aktualizowanie informacji, co zwiększa efektywność pracy działu HR i umożliwia przejrzyste i sprawne zarządzanie zespołem.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemu enova365 oraz o tym, jak oprogramowanie może wpłynąć na usprawnienie procesów zarządzania w Twojej firmie, odwiedź naszą stronę: https://www.bpxglobal.com/enova-kadry-i-place/ i skontaktuj się z naszym Ekspertem.

Zachęcamy również do odwiedzenia naszego Bloga i Case Studies, gdzie regularnie dzielimy się specjalistyczną wiedzą i unikalnym know-how z zakresu wdrożenia kompleksowych systemów ERP i Business Intelligence w przedsiębiorstwach.

Pozwól, aby enova365 stał się kluczowym elementem sukcesu Twojej organizacji. Chętnie pomożemy rozwiązać wyzwania w obszarze HR i znaleźć idealne rozwiązanie dla Twojej firmy. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak enova365 może wspierać rozwój Twojej organizacji. Czekamy na Twój kontakt i z przyjemnością przedstawimy, jak nasze rozwiązania mogą przyczynić się do sukcesu Twojej firmy.