Quality Management w systemie SAP (QM)

W związku ze złą jakością wyrobów przedsiębiorstwa zmuszone są do ponoszenia kosztów związanych z wycofaniem z rynku wadliwie wyprodukowanych partii, ich utylizacji lub naprawy. Dla pewnych branż konsekwencje finansowe, które wiążą się ze złym zarządzaniem jakością, nie będą jedynym problemem.  Na konsekwencje prawne w szczególności są narażone przedsiębiorstwa z branż, w których bezpieczeństwo wyrobu jest cechą krytyczną dla konsumenta. Przykładami będą tu firmy produkujące części samochodowe, wyroby spożywcze lub farmaceutyczne. Wzrastająca świadomość konsumencka i chęć minimalizacji ryzyka zmusza przedsiębiorstwa do ciągłego rozwoju procesów związanych z zarządzaniem jakością.

Z artykułu dowiesz się:

1. Dlaczego przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie SAP QM?
2. Jak wygląda wdrożenie SAP QM na przykładzie jednego z naszych klientów?
3. Jakie korzyści związane są z wdrożeniem modułu SAP QM w przedsiębiorstwie?

Dlaczego przedsiębiorstwa decydują się na wdrożenie SAP QM?

Zarządzanie jakością w przedsiębiorstwie produkcyjnym nie jest odrębnym procesem, a wręcz przeciwnie, jest nieodzownym elementem na każdym etapie życia produktu. Procedury je określające bazują na etapach takich jak przyjęcie surowca, produkcja wyrobu gotowego i sprzedaż. Mimo że wymogi jakościowe są podobne w zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstwach, to ich zaaplikowanie w procesy logistyczne znacznie się komplikuje wraz ze wzrostem liczby surowców, półproduktów i wyrobów gotowych. Za tym idzie również ogromna ilość danych, jakie należy gromadzić dla tych materiałów. Bazy danych i arkusze, w których przetrzymywane są informacje jakościowe, które często nie dają pełni wymaganych możliwości, dlatego też przedsiębiorstwa szukają rozwiązań, które usprawnią ich działanie.

Odpowiedzią na te wymagania jest wdrożenie modułu SAP QM, który nie tylko umożliwi powiązanie danych podstawowych materiałów z ich planami kontroli, ale także pozwoli na automatyzację w różnych obszarach.

SAP Quality Management pomaga firmom wdrażać i uruchamiać procesy kontroli jakości. Został zaprojektowany, aby zapobiegać defektom, umożliwiać ciągłe doskonalenie procesów i ustanawiać trwałe programy kontroli jakości. Potencjalne korzyści dla organizacji obejmują zgodność z przepisami dotyczącymi jakości produkcji, niższe koszty operacyjne i poprawę satysfakcji klienta.

Case study: Jak wygląda wdrożenie SAP QM na przykładzie jednego z naszych klientów?

Jeden z naszych klientów, reprezentujący jedną z największych firm z branży FMCG, w ramach globalnej transformacji łączącej dwa przedsiębiorstwa, wymagał utworzenia i konfiguracji nowego zakładu w systemie SAP. W ramach tego projektu zdecydował o włączeniu procesów związanych z Zarządzaniem Jakością do wyżej wymienionego systemu.

Przed rozpoczęciem projektu cała dokumentacja jakościowa procesów była ulokowana na SharePoint, co wiązało się z występowaniem wielu ryzyk. Plany kontroli i wyniki przechowywane były w plikach Excel. Niosło to za sobą szereg zagrożeń związanych z możliwością nadpisania lub usunięcia danych wrażliwych, dokumentujących procesy jakościowe w przedsiębiorstwie. Dodatkowo plany kontroli nie były w żaden sposób powiązane z danymi podstawowymi materiałów, co powodowało poświęcenie większej ilości czasu na przygotowanie próbki kontrolnej, zapisanie wyników i zwolnienie materiału do produkcji lub sprzedaży przez pracowników zakładu.

Zaproponowano wdrożenie SAP QM składającego się z narzędzi, które skonfigurowano pod kątem specyficznych procesów organizacji. Każde z tych narzędzi składa się z funkcji, które są specyficzne dla danej czynności. Podczas wdrożenia SAP QM u naszego klienta użyto narzędzi obejmujących:

• Planowanie jakości (ang. Quality Planning; QM-PT), które pozwala skonfigurować i zarządzać planami kontroli jakości, które definiują, jakie towary są kontrolowane, w jaki sposób przebiegają kontrole, określają cechy towarów, które mają być kontrolowane oraz rodzaj sprzętu używanego do przeprowadzania kontroli.
• Kontrolę jakości (ang. Quality Inspection; QM-IM), która pozwala określić, czy wyrób spełnia określone wymagania jakościowe oraz rejestrować wyniki kontroli. QM-IM wykorzystuje specyfikacje kontroli, które są zdefiniowane w Planowaniu Jakości.
• Powiadomienia o jakości (ang. Quality Notifications; QM-QN), które pozwalają rejestrować problemy napotkane z towarami otrzymanymi od dostawcy, gdy towary są w produkcji lub które są zgłaszane przez klientów.

Nasz klient odnotował liczne korzyści wynikające z wdrożenia SAP QM w przedsiębiorstwie:

Usprawnienie procesów jakościowych, włączając je do systemu SAP, pozwoliły na redukcję kosztów. Przed kilkoma miesiącami korzystaliśmy z kilku baz danych, dziś wszystkie dane jakościowe znajdują się w jednym miejscu. – mówi Manager Jakości.

Projekt miał na celu nie tylko minimalizację kosztów wynikającą z optymalizacji, ale również automatyzację procesów jakościowych. W systemie SAP znalazły się plany kontroli (ang. Inspection Plans) dla surowców, produktów oraz okresowej kontroli sanitarnej, dla których automatycznie generowane są partie kontrolne (ang. Inspection Lots). Pracownicy działu jakości otrzymują automatyczne powiadomienia o wynikach inspekcji poza specyfikacją, co pozwala na szybką reakcję w przypadku wykrytej niezgodności. Natomiast kiedy wynik kontroli jest zadowalający, decyzja o użyciu zostaje nadana automatycznie, jednocześnie zwalniając surowiec do produkcji, a wyrób gotowy do sprzedaży. Dodatkowo wprowadzono różnego typu raporty, z których pracownicy przedsiębiorstwa mogą czerpać informacje na temat brakujących danych podstawowych, zbliżającego się terminu okresu przydatności, wszystkich dostępnych planów kontroli czy dziennego raportu wyników testów.

Wdrożenie SAP u klienta łączyło się również z wieloma integracjami, z czego dwie miały szczególnie znaczenie dla zarządzania jakością w przedsiębiorstwie. Zakład produkcyjny został zintegrowany z WMS – System Zarządzania Magazynem (ang. Warehouse Management System). Magazyn zewnętrzny w systemie SAP został zlokalizowany jako oddzielny skład (ang. Storage Location) w zakładzie określonym jako fabryka. Z punktu widzenia jakości, pozwoliło to na wprowadzanie przez pracowników magazynu zewnętrznego, wyników kontroli wizualnej po przyjęciu surowców na magazyn, które uprzednio stanowiły papierową checklistę. Dodatkowo integracja z WMS pozwoliła na monitorowanie składu magazynowego i jego statusów jakościowych za pośrednictwem IDoc’ów. Druga integracja obejmowała połączenie z aplikacją do procesowania niezgodności, która jest globalnie używanym narzędziem przez tego klienta w innych lokalizacjach. Komunikacja o nadaniu decyzji dla niezgodnego materiału jest przesyłana również za pośrednictwem IDoc’ów.

Globalna transformacja u naszego klienta rozpoczęła się w 2020 roku, obejmując ponad 15 lokalizacji na całym świecie. Nasi konsultanci QM oraz innych modułów SAP uczestniczyli i wciąż pracują nad wdrożeniami obejmującymi transformację łączącą dwa przedsiębiorstwa.

Jakie korzyści związane są z wdrożeniem modułu SAP QM w przedsiębiorstwie?

• Plany kontroli edytowalne tylko przez uprawnionych użytkowników;
• Dostęp do wyników testów w każdej chwili;
• Automatycznie tworzone partie kontrolne dla surowców i wyrobów;
• Automatyczna decyzja i zwolnienie materiału do produkcji/sprzedaży po uzyskaniu pozytywnego wyniku;
• Automatyzacja okresowej kontroli sanitarnej z automatycznym tworzeniem partii kontrolnych;
• Automatyczne alerty informujące o wyniku inspekcji poza specyfikacją;
• Różnego rodzaju raporty, które mogą być automatycznie wysyłane do odbiorców;
• Integracja z zewnętrznym laboratorium, magazynem i innymi aplikacjami;
• Identyfikowalność i transparencja składu wyrobów gotowych;
• Zarządzanie niezgodnościami.

SAP QM otwiera przed przedsiębiorstwami wiele możliwości rozwoju, automatyzacji i optymalizacji procesów jakościowych.  Nasi klienci już przekonali się, jak wdrożenie zmieniło ich przedsiębiorstwa. Redukcja kosztów operacyjnych, zgodność z przepisami dotyczącymi jakości produkcji i poprawa satysfakcji klienta, to tylko jedne z licznych korzyści, jakie zyskują nasi klienci. Pierwszym krokiem jest chęć zmiany na lepsze, dlatego pomyśl o transformacji swoich procesów już dziś i skontaktuj się z nami.

Dowiedz się więcej o usługach, jakie świadczymy w ramach QM:

• Konfiguracja procesów związanych z zarządzaniem jakością w SAP QM;
• Usługi w zakresie planowania i kontroli jakości;
• Migracje danych dotyczących zażądania jakością;
• Usługi w zakresie zażądania niezgodnościami;
• Integracje SAP z platformami do zarządzania dokumentacją incydentów;
• Integracje SAP z zewnętrznymi laboratoriami;
• Automatyzacja i optymalizacja procesów jakościowych.

Zobacz Case Study