Kontrola czasu pracy i harmonogramy pracownicze w Teta – skuteczny sposób na efektywne zarządzanie HR w firmie

W poniższym artykule omówimy funkcjonalności związane z planowaniem i rozliczaniem czasu pracy w systemie Teta ME. Aplikacja skierowana jest zarówno do kierowników, jak i wszystkich pracowników organizacji. Umożliwia zarządzanie harmonogramami pracy na poziomie indywidualnym oraz grupowym. Teta ME, będąca częścią szerszego systemu Teta, w pełni wspiera proces kadrowo-płacowy, ułatwiając wnioskowanie i zatwierdzanie dokumentacji na poziomie całej struktury.

Z artykułu dowiesz się:

1. Jak zaplanować grafik pracy w Teta ME
2. Jak wygląda proces składania i akceptacji zgłoszeń
3. Co oferują moduły „Nadgodzin” i „Pracy zdalnej”

Zarządzanie harmonogramem w Teta ME

System Teta ME jest intuicyjnym narzędziem, które umożliwia menedżerom planowanie, monitorowanie oraz rozliczanie czasu pracy swoich zespołów. Po zalogowaniu się na konto kierownika, użytkownik ma dostęp do dwóch głównych obszarów w interfejsie aplikacji. Pierwszy z nich obejmuje informacje dostępne dla wszystkich pracowników, które po zalogowanie danego użytkownika są oznaczone przedrostkiem „Moje”. W tej sekcji kierownik widzi dokładnie te dane, które mają dostępne również jego podwładni, jak np. harmonogramy, zgłoszenia czasu pracy czy nadgodziny. Dzięki temu może na bieżąco monitorować swoje własne obowiązki i zgłoszenia pracowników w systemie.

Drugi obszar to sekcja zarządzania czasem pracy zespołów, która jest już dedykowana wyłącznie kierownikom. To tutaj znajdują się wszystkie narzędzia umożliwiające kontrolę czasu pracy zarówno całych zespołów, jak i pojedynczych pracowników. W tej części kierownik może zarządzać harmonogramami, planować zmiany, zatwierdzać zgłoszenia oraz wprowadzać korekty.

Zarządzanie harmonogramami i grafikami

Jedną z kluczowych funkcji Teta ME dla kierowników jest zarządzanie harmonogramami pracy. Aplikacja oferuje przejrzysty widok harmonogramu, który umożliwia planowanie grafiku dla całej podległej struktury.

Kierownik może z łatwością tworzyć szablony dni pracy, które są najczęściej stosowane w jego zespole, np. od godziny 7:00 do 15:00, od 8:00 do 16:00, czy w przypadku pracy zmianowej – od 6:00 do 14:00. Takie szablony przyspieszają proces planowania i redukują możliwość popełnienia błędów przy ręcznym wprowadzaniu danych. System Teta ME umożliwia również tworzenie specjalnych zespołów, co pozwala na szybsze i bardziej intuicyjne przypisywanie godzin pracy dla grup pracowników o podobnych grafikach.

Jeśli pracownik ma niepełny etat lub niestandardowy czas pracy, system natychmiast informuje o ewentualnych niezgodnościach w harmonogramie. W przypadku, gdy zostanie zaplanowana zbyt duża liczba godzin pracy w miesiącu, Teta ME automatycznie generuje komunikat o błędzie, co pozwala na szybkie skorygowanie harmonogramu. Każdy błąd można dokładnie zweryfikować, co daje menadżerom pełną kontrolę nad planowaniem grafików.

Dla wielu firm istotnym elementem jest również możliwość personalizacji narzędzi, z których na co dzień korzystają pracownicy. Personalizacja aplikacji Teta ME obejmuje m.in. wybór formatu wyświetlania dni, tygodni lub miesięcy, a także filtrowanie informacji dotyczących absencji, nadgodzin czy konkretnej lokalizacji pracy, jeśli firma posiada więcej niż jedno miejsce działalności.

Widok planowanego grafiku struktury

 Elastyczność w planowaniu

Kolejną ważną funkcją aplikacji Teta ME jest możliwość łatwego edytowania godzin pracy w kontekście pojedynczych dni. Dzięki wspomnianej opcji, kierownicy mogą zareagować na nagłe potrzeby zespołu, np. przesunąć godziny rozpoczęcia pracy na wcześniejszą lub późniejszą godzinę. Proces jest intuicyjny: wystarczy otworzyć harmonogram danego dnia, kliknąć ikonę edycji i wprowadzić nowe godziny, np. zmieniając początek pracy na godzinę 7:00.

System automatycznie weryfikuje wprowadzane zmiany i w przypadku naruszenia tzw. „doby pracowniczej”, natychmiast informuje użytkownika o niezgodności. Doba pracownicza to 24-godzinny okres, liczony od rozpoczęcia pracy przez pracownika, w którym nie może dojść do ponownego podjęcia pracy. Naruszenie tej zasady wiąże się z koniecznością wypłaty nadgodzin, co może prowadzić do dodatkowych kosztów dla firmy. Teta ME zapewnia pełną zgodność z przepisami prawa pracy, blokując możliwość zapisania grafiku, który narusza wskazane regulacje.

Miękkie i twarde kontrole w Teta ME

W zarządzaniu harmonogramami niezwykle ważne jest również zapewnienie zgodności z wewnętrznymi procedurami firmy. Aplikacja Teta ME oferuje dwa typy automatycznych kontroli: miękkie i twarde.

Miękkie kontrole pełnią funkcję ostrzegawczą – kiedy kierownik wprowadza zmianę, która może być nieoptymalna z punktu widzenia efektywności lub zgodności z wewnętrznymi regulacjami, system generuje ostrzeżenie. Na przykład, jeśli pracownik planuje pracować dłużej niż zazwyczaj lub wprowadzone zmiany zwiększają ryzyko powstania nadgodzin, Teta ME wyświetli odpowiednie powiadomienie. Miękkie kontrole są jednak elastyczne i nie blokują wprowadzenia zmian. Dzięki temu kierownik ma możliwość podjęcia świadomej decyzji o zaakceptowaniu lub odrzuceniu zmiany, biorąc pod uwagę specyfikę danej sytuacji.

W aplikacji dostępne są również twarde kontrole. Wskazane mechanizmy automatycznie uniemożliwiają zapisanie harmonogramu, który narusza określone zasady. Twarde kontrole mogą być skonfigurowane według potrzeb firmy, blokując np. wprowadzenie zbyt wielu godzin pracy w jednym dniu czy tygodniu lub zapobiegając planowaniu pracy w godzinach, które mogą być sprzeczne z umową o pracę. Dzięki temu firma ma pewność, że wszelkie modyfikacje są zgodne z obowiązującymi regulacjami oraz wytycznymi wewnętrznymi.

Kontrola czasu pracy

Aplikacja Teta ME oferuje szeroki wachlarz funkcji, które wspierają zarówno menedżerów, jak i pracowników w codziennym zarządzaniu czasem pracy. Jednym z kluczowych elementów jest widok grafiku dostępny dla każdego pracownika, który pozwala na bieżąco monitorować planowane zmiany, nadgodziny oraz ewidencję absencji. Dzięki temu każdy zatrudniony ma pełną kontrolę nad swoim grafikiem, co wspiera organizację pracy i ułatwia planowanie obowiązków.

Z poziomu konta pracownika, Teta ME umożliwia szybki i łatwy dostęp do harmonogramu pracy na wybrany okres – najczęściej na bieżący lub przyszły miesiąc. Pracownik może w dowolnym momencie sprawdzić, w jakich godzinach zaplanowano jego pracę, co pozwala lepiej zorganizować swoje obowiązki zawodowe oraz prywatne. Widok grafiku jest przedstawiony w czytelny sposób, a intuicyjny interfejs ułatwia nawigację między poszczególnymi dniami oraz tygodniami. Każda zmiana w grafiku jest widoczna od razu.

Dostęp do harmonogramu pracy w aplikacji Teta ME to ogromne ułatwienie wspierające efektywność i organizację. Jest to szczególnie istotne w firmach, gdzie harmonogramy mogą ulegać dynamicznym zmianom – czy to w przypadku pracy zmianowej, czy też w związku z pracą zdalną. Przejrzystość w komunikacji oraz łatwość dostępu do danych mogą bezpośrednio przekładać się na jakość pracy i szybkość wykonywanych obowiązków.

Informacje o nadgodzinach i absencjach

Oprócz standardowych godzin pracy, Teta ME pozwala pracownikom monitorować również nadgodziny i pracę w dniu wolnym. Informacja o nadgodzinach widoczna jest w formularzu ‘Moje nadgodziny’, a przełożony może w prosty sposób zweryfikować nadgodziny pracowników raportem ‘Rozliczenie nadgodzin’.

Z kolei wniosek ‘Praca Dodatkowa’ to wygodne rozwiązanie, umożliwiające pracownikom i przełożonym składanie wniosków o dodatkowe godziny pracy bez konieczności dokładnego weryfikowania, czy dany dzień jest dla pracownika dniem roboczym czy wolnym. W przypadku pracy w systemie równoważnym, pracownik może mieć zaplanowane zmiany w sobotę lub niedzielę, co czyni te dni dniami roboczymi. Dodatkowo, system obsługuje rozliczanie godzin ponadwymiarowych. Dla pracowników zatrudnionych na pół etatu, którzy pracują 4 godziny dziennie, godziny od 5 do 8 są traktowane jako godziny ponadwymiarowe, a dopiero od 9 godzin zaczynają być klasyfikowane jako nadgodziny.

Moduł „nadgodziny” w systemie Teta ME, dostępny w sekcji „czas pracy”, został stworzony z myślą o pracownikach zatrudnionych na umowę o pracę oraz pracownikach wypożyczonych. Jego głównym celem jest zapewnienie intuicyjnego i szybkiego procesu wnioskowania oraz rozliczania nadgodzin, co pozwala na sprawną obsługę zarówno dla pracowników, jak i dla ich przełożonych.

Dzięki modułowi użytkownicy systemu Teta ME mają możliwość składania wniosków o pracę dodatkową (nadgodziny, godziny ponadwymiarowe), przeglądania bilansu nadgodzin, wnioskowania o odbiór nadgodzin lub dnia wolnego, grupowego zatwierdzania przesłanych wniosków czy kierowania złożonych wniosków do akceptacji.

System jest dodatkowo objęty mechanizmem licencjonowania, który w rozszerzonej wersji oferuje dodatkowo możliwość składania grupowych zleceń nadgodzin dla zespołu czy rozpatrywanie wniosków z uwzględnieniem szacunkowych kosztów związanych z nadgodzinami.

W aplikacji widoczna jest również ewidencja absencji, co pozwala pracownikom sprawdzić aktualny stan wykorzystanych dni wolnych czy złożonych zwolnień lekarskich.

Widok modułu „Moje nadgodziny” w aplikacji Teta ME

Proces składania i akceptacji zgłoszeń

Kolejnym kluczowym narzędziem w Teta ME jest moduł zgłoszeń czasu pracy, który pozwala na ewidencjonowanie różnorodnych zdarzeń, takich jak praca zdalna, delegacje czy wyjścia prywatne. Proces składania zgłoszeń jest prosty i intuicyjny – zarówno dla pracowników, jak i przełożonych. Aby złożyć wniosek o pracę zdalną, wystarczy przejść do odpowiedniego profilu użytkownika w systemie, wybrać dzień i określić liczbę godzin pracy.

W systemie Teta ME, praca zdalna nie jest traktowana jako absencja, co oznacza, że nie znajdziemy jej we wskazanym module. Zamiast tego, praca zdalna jest ewidencjonowana w specjalnym miejscu – w zgłoszeniach czasu pracy. Co więcej, zgłoszenia mogą być składane zarówno przez samych pracowników, jak i przez przełożonych w ich imieniu.

Standardowy proces akceptacji wniosku w Teta ME jest zautomatyzowany i znacznie usprawnia obieg dokumentacji w firmie. W chwili, gdy pracownik złoży wniosek, zgłoszenie automatycznie trafia do akceptacji przełożonego. W przypadku, gdy wniosek jest składany przez przełożonego, nie jest już wymagana dodatkowa akceptacja.

Ewidencjonowanie pracy zdalnej również jest bardzo proste. Po wybraniu pracownika i określeniu liczby godzin pracy zdalnej, przy pomocy wygodnego suwaka, możemy dostosować dokładne godziny pracy do specyficznych potrzeb. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych, wystarczy kliknąć przycisk „wyślij”, aby wniosek został przesłany do akceptacji przełożonego.

Z perspektywy przełożonego, Teta ME oferuje dedykowany formularz, który prezentuje wszystkie zgłoszenia czasu pracy złożone przez podwładnych. Przełożony, po zalogowaniu do systemu, ma dostęp zarówno do swoich zgłoszeń (sekcja „Moje zgłoszenia”), jak i do zgłoszeń swoich pracowników. Na formularzu do rozpatrzenia wyświetlają się wszystkie wnioski pracowników, a przełożony ma możliwość akceptacji lub odrzucenia wybranych zgłoszeń.

System Teta ME umożliwia przełożonym nie tylko akceptowanie zgłoszeń pojedynczo, ale również zbiorowe zatwierdzanie wielu wniosków na raz.

Podgląd i monitorowanie wniosków

Przełożeni mają pełną kontrolę nad procesem akceptacji, dzięki możliwości podglądu szczegółów każdego wniosku. W dowolnym momencie przed zatwierdzeniem, menadżer może otworzyć wybrany wniosek, aby sprawdzić dodatkowe informacje, takie jak np. komentarze od pracownika. To bardzo przydatna funkcjonalność, która zapewnia pełną transparentność w procesie akceptacji.

System Teta ME dodatkowo wyświetla pasek stanu, który pokazuje, na jakim etapie obiegu dokument się znajduje. Jeśli pasek jest wypełniony na zielono, oznacza to, że cały proces został zakończony. Jeśli wniosek wymaga dalszej akceptacji, pasek będzie częściowo wypełniony, co wskazuje, że nie wszystkie kroki zostały jeszcze zrealizowane.

Filtry i przegląd zgłoszeń czasu pracy

Filtrowanie zgłoszeń to kolejna niezbędna funkcjonalność w Teta ME. Przełożony może w każdej chwili przejść do zakładki zawierającej wszystkie zgłoszenia pracowników i skorzystać z zaawansowanych filtrów, które ułatwiają zarządzanie dużą liczbą wniosków. Filtry pozwalają na przeglądanie zgłoszeń na podstawie:

• Typu zgłoszenia – praca zdalna, delegacje, praca z biura, wyjścia prywatne, odpracowania itp.
• Daty – można przefiltrować wnioski w zależności od okresu, w którym zostały złożone.
• Stanu dokumentu – zatwierdzone, oczekujące na akceptację, odrzucone.
• Zespołów – przełożony może przeglądać zgłoszenia złożone przez pracowników danego zespołu.

Warto zaznaczyć, że zgłoszenia czasu pracy w systemie Teta ME są ściśle powiązane z harmonogramem, co umożliwia lepsze planowanie i rozliczanie. Dzięki integracji tych dwóch modułów, zarządzanie harmonogramami oraz zgłoszeniami czasu pracy staje się bardziej efektywne, co przekłada się na większą kontrolę nad procesami kadrowymi.

Aplikacja Teta ME, będąca integralną częścią systemu Teta to elastyczny i mobilny system koordynujący pracę całej struktury w firmie. Automatyzacja procesów, transparentność w monitorowaniu grafików i nadgodzin oraz intuicyjna obsługa to tylko niektóre z zalet, które przekładają się na poprawę codziennego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dzięki zaawansowanym modułom i licznym funkcjonalnościom, Teta ME staje się nieodzownym wsparciem w zarządzaniu zasobami ludzkimi, przyczyniając się do zwiększenia efektywności i poprawienia organizacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej i poznać szeroki zakres możliwości systemu odwiedź naszą stronę: Teta i skontaktuj się z naszym Ekspertem.

Zachęcamy również do odwiedzenia naszego Blog i Case Studies, gdzie regularnie dzielimy się specjalistyczną wiedzą i unikalnym know-how z zakresu wdrożenia kompleksowych systemów ERP i Business Intelligence w przedsiębiorstwach.

Wyjdź naprzeciw oczekiwaniom swojej organizacji i spraw, aby Teta stała się kluczowym elementem sukcesu Twojej firmy. Chętnie pomożemy rozwiązać wyzwania w kontroli czasu pracy i znaleźć idealne rozwiązanie dla Twojego przedsiębiorstwa. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak Teta ME może wspierać rozwój Twojej organizacji. Czekamy na Twój kontakt i z przyjemnością przedstawimy, jak nasze rozwiązania mogą przyczynić się do sukcesu Twojej firmy.