Wymagania sprzedażowo – finansowe a impakt na rekordy Master Daty

Rodzaj firmy: Duża międzynarodowa firma z obszaru FMCG

Obszar: Sprzedaż, Finanse

Kraje: Hiszpania, Portugalia

Rozwiązanie : SAP

Opis projektu: Obecne ustawienia systemowe w obszarze podatków nie pozwalają na naliczenie podatku przy otrzymaniu dokumentów finansowych od klientów. Zmiana w systemie SAP (nowy podatek) musi być uwzględniona w obszarze Sprzedażowym i Finansowym, ma ona bezpośredni wpływ na rekordy klientów i materiałów. Brakujące ustawienie podatkowe nie pozwala na prawidłowe przeprowadzenie procesów rozliczeniowych, które są częścią projektu wdrażanego u klienta.

Wyzwanie: Wolumen rekordów master daty i potencjalny negatywny wpływ na procesy sprzedażowe i finansowe dla rynków poza obszarem projektu (w tym jeden z największych rynków w Ameryce Północnej). Dodanie nowej linii podatku spowoduje, że rekordy nie będą funkcjonalne, ponieważ pusta wartość dla tej linii powoduje błędy w systemie SAP. Dana podatkowa jest daną obowiązkową i system nie pozwala, aby pozostała ona pusta. Stąd nastąpiła potrzeba szybkiej aktualizacji wszystkich rekordów, na które zmiana ma wpływ.

Korzyści: Pełna funkcjonalność rozwiązania SRM oraz poprawa jakościowa danych u klienta.

Czas trwania: Implementacja narzędzia SRM zajęła ponad 14 miesięcy. Szczegółowa aktualizacja danych podatkowych zajeła ok. 7 miesięcy (większość tego czasu została przeznaczona przez klienta na analizę skutków zmian, akceptację rozwiązania oraz testy regresyjne).

Zasoby ludzkie ze strony BPX: 2 konsulantów master daty, 1 konsultant sprzedażowy, 1 konsultant finansowy.

Proces z perspektywy Master Daty:

1. Definicja – wpływ zmian na procesy rozliczeniowe

Zmiany konfiguracyjnie w SAPie zostały wprowadzone w obszarze sprzedażowym (zmiany w procedurze cenowej, nowe pisy w tabelach OVK1, OVK3, OVK4). Aby zidentyfikować wszystkie rekordy, dla których pojawi się nowa linia podatku, zostały sprawdzone poniższe tabele i ustawienia systemowe:

• OMS2 – ustawienia materiałów // wpisy w tabeli MLAN,
• wpisy w tabeli KNVI,
• wpisy w tabeli T001W (na podstawie lokalizacji fabryki),
• wpisy w tabeli TVKWZ (sprawdzenie Obszarów Sprzedażowych).

W wyniku przeprowadzonej analizy, trzy fabryki są podłączone do trzech obszarów sprzedażowych spoza obszaru implementacji projektu (region Bliskiego Wschodu i Ameryki Północnej). Następnie wykonano eksport wszystkich rekordów, które wymagają wpisu danych. Zidentyfikowano ok. 20 tys. rekordów klientów oraz ok. 110 tys. rekordów materiałowych.

2.Proces uzupełniania danych

Podczas procesu uzupełniania danych zespół napotkał niespodziewany problem. Klient jest obecnie w trakcie tranzycji do systemu MDG. Jeden ze zdefiniowanych obszarów sprzedażowych był w trakcie testowania systemu MDG Materiałowego. Wprowadzana zmiana miała wpływ na implementację tego systemu, stąd nastąpiła konieczność zmian konfiguracyjnych również w systemie MDG. Zespół projektowy zdefiniował poniższy proces aktualizacji dla kilku obszarów:

• System:
  -MDG-Material
  -MDG-Customer
  -ECC/ERP
• Typ Danych:
  -Materiał
  -Klient
• Status:
  -Aktywny
  -Częściowo aktywny
  -Zablokowany

Zespół projektowy był odpowiedzialny za uzupełnienie danych w systemie ECC/ERP oraz dla systemów MDG. Priorytet nadano dla systemu MDG-Materiał, gdyż był on w fazie bezpośrednio po Go-Live i nie był jeszcze w pełni stabilny. Po uzyskaniu akceptacji danych od biznesu, aktualizacja danych na systemie MDG-Customer oraz ECC/ERP przebiegała w tym samym czasie, niezależnie od siebie.

Na systemie ERP/ECC u klienta jest ustalony limit zmian, które dana osoba może wprowadzić w danym okresie czasu. Wynika to z dużej ilości systemów połączonych z ERP/ECC – przekroczenie tych limitów może skutkować przeciążeniem pozostałych systemów (ilość wygenerowanych Idoców). Zespół projektowy współpracował bardzo blisko z zespołem Service Team po stronie klienta, który odpowiada m.in. za monitorowanie przepływu danych między wszystkimi systemami. Pozwoliło to na aktualizacje wszystkich rekordów w systemie ECC/ERP w ciągu 3. dni bez przeciążenia systemu.

Dodatkową informacją jest fakt, że w trakcie pierwszych 24 godzin od momentu wprowadzenia zmian konfiguracyjnych w systemie, wszystkie aktywne konta klientów i materiały zostały zaktualizowane, co maksymalnie zredukowało trudności dla biznesu. Od chwili wprowadzenia tych zmian, żaden z rynków nie zgłosił, żeby nowe linie podatkowe spowodowały jakiekolwiek problemy w prowadzeniu biznesu.

Zespół projektowy był w stanie przeprowadzić cały proces używając standardowych narzędzi SAPowych przy użyciu transakcji masowych oraz zaplanowania aktualizacji danych w sposób efektywny oraz nieprzeciążający systemu dla użytkowników. Sukces całej aktualizacji był możliwy dzięki bardzo precyzyjnej analizie oraz przeprowadzeniu testów metodyki aktualizacji na systemie testowym, które sprawiły, że klient nie kwestionował procesu na systemie produkcyjnym.