Od Excela do narzędzi Business Intelligence – ewolucja arkusza kalkulacyjnego

Skoro wprowadzenie Excela było tak dużym ułatwieniem dla firm, co sprawiło, że przedsiębiorstwa są żądne wdrożenia narzędzi Business Intelligence? Otóż na przestrzeni minionych 20 lat możemy zaobserwować ogromny rozwój w obszarze nie tylko technologii, ale także w obszarze automatyzacji biznesu. Zanim jednak do tego dojdziemy, cofnijmy się nieco w czasie…

Dawno, dawno temu, w odległych komórkach arkusza…

W 1985 roku Excel wdarł się przebojem do firm na całym świecie, ułatwiając użytkownikom wykonywanie matematycznych funkcji na danych. Co ciekawe, pierwsza wersja oprogramowania została wydana na Macintoshu – pierwszym komputerze Apple’a. W 1987, Excel doczekał się wersji dedykowanej systemowi Windows i tym samym zyskał na popularności, zaznaczając na stałe swoją obecność w organizacjach.

Może się wydawać, że koncept oprogramowania Business Intelligence jest technologiczną nowością, jednak nic bardziej mylnego, ponieważ Qlik, który zrodził się w Szwecji, swoim pierwszym rozwiązaniem BI zadebiutował na rynku już w roku 1994. Zrewolucjonizował tym samym kulturę analizy danych i otworzył przed firmami nowy wachlarz możliwości czytania swojego biznesu.

Analiza danych – jak się za to zabrać?

Excel od wielu lat jest wiodącym rozwiązaniem analitycznym w Polsce i jednocześnie bazą procesu analizy danych. Punkt wejścia jest stosunkowo niski, przede wszystkim z uwagi na szeroką dostępność narzędzia i jego cenę. Jest wiele organizacji, będących na takim etapie rozwoju, którym to narzędzie w zupełności wystarcza i nie mają potrzeby szukania alternatyw i zwiększania możliwości. Nie ma w tym nic niewłaściwego, wszakże, każdemu według potrzeb.
Jeśli apetyt firmy na gromadzenie danych i ich przetwarzanie rośnie, zazwyczaj kolejnym krokiem jest wdrożenie system ERP, który gromadzi dane z różnych obszarów. Jeśli zaś głód informacji jest na tyle duży i pojawia się potrzeba holistycznego, wielowymiarowego spojrzenia na dane, z pomocą przychodzi narzędzie Business Intelligence, takie jak np. Qlik Sense.

Dlaczego organizacje decydują się na przejście z Excela na narzędzia BI?

Zmiana jest inherentną częścią naszego życia, jak również biznesu. Im szybciej zaakceptujemy ten stan rzeczy, z tym lepszym nastawieniem podejdziemy do kolejnych przedsięwzięć. Najłatwiej zaobserwować tempo zachodzących zmian na przykładzie firm technologicznych – coś, co dziś jest innowacją, za 2 tygodnie, miesiąc, pół roku może zostać wyparte przez konkurencyjne, udoskonalone rozwiązanie. Biorąc pod uwagę, że łatwo przyzwyczajamy się do tych rozwiązań, które podnoszą nasz komfort pracy, poniżej kilka argumentów, dla których organizacje wybierają systemy Business Intelligence:

• Optymalizacja – ciągłe ulepszanie jest wpisane w prowadzenie biznesu odpowiadającego na aktualne potrzeby. Koszty stałe, koszty zmienne, logistyka, zatrudnienie, przeterminowane płatności – jest całe mnóstwo obszarów, w których firmy mogą się doskonalić, wypracowując coraz bardziej efektywny czasowo, jakościowo i kosztowo proces – ale żeby to robić, trzeba mieć dane. Qlik Sense pozwala na gromadzenie danych z różnych źródeł i opracowanie raportów, które będą zasilane nowymi danymi, bez konieczności przygotowywania ich w każdym miesiącu. Dzięki temu oszczędzamy czas osób, które pracują nad raportami i mogą one skupić się na samej analizie danych. Zyskujemy zatem potężne narzędzie wiedzy o firmie.
• Excel staje się niewydolny, znacząco wydłuża się czas ładowania raportów – szacuje się, że dane w organizacjach przyrastają średnio o 63% w odniesieniu do poprzedniego miesiąca*,
• Ograniczenie analizowanych wierszy i kolumn – w Excelu mamy twarde ograniczenie do 1.048.576 wierszy na 16.384 kolumn, jeśli chodzi zaś o systemy Business Intelligence ogranicza nas wyłącznie ilość pamięci (RAM) podstawowej komputera, którą w miarę zapotrzebowania, można jednak zwiększyć, dzięki czemu uzyskuje się niemal nieograniczone możliwości korzystania z Qlika i jeszcze większy komfort użytkowania narzędzia.
• Wielowymiarowa analiza danych – organizacje coraz częściej chcą nie tylko oglądać dane, ale przede wszystkim uzyskiwać informacje, skąd one wynikają,
• Wszystkie dane w jednym miejscu – system Business Intelligence agreguje wszystkie dane o firmie z różnych systemów, stając się jednym źródłem prawdy o organizacji – wszystkie osoby w organizacji korzystają z tego samego modelu danych, co w przypadku Excela nie jest już tak oczywiste, ponieważ każdy z użytkowników może wpływać na dane, co może powodować podejmowanie niekoniecznie słusznych decyzji biznesowych,
• Zwiększone bezpieczeństwo informacji – nie usuniemy danych, tak jak może to nastąpić w przypadku pliku Excel – mamy backup, a dodatkowo, mamy pewność, że do danego zestawu danych mają dostęp wyłącznie uprawnione osoby,
• Niski próg wejścia dla użytkowników – nie ma potrzeby pisania komend czy makr, posługujemy się wyłącznie filtrowaniem i uproszczonym systemem „przeciągnij i upuść”,
• Równoczesna praca osób na tej samej aplikacji – w Qlik Sense, dowolna ilość osób może jednocześnie pracować na tej samej aplikacji, czy tym samym dashboardzie. We współdzielonym Excelu jest to niemożliwe, ponieważ gdy jeden użytkownik używa filtrowania, filtry przestawiają się dla każdego użytkownika korzystającego z pliku w tym samym czasie, zatem indywidualna eksploracja w tym samym czasie nie jest możliwa.
• Łatwość przebudowy systemu z uwagi na brak sztywnej struktury kostki OLAP – dzięki temu możemy swobodnie zmieniać architekturę danych – rzadko kiedy jesteśmy w stanie zdefiniować z góry funkcjonalności, które mogą być nam przydatne za kilka miesięcy/lat. Qlik, wychodząc naprzeciw potrzebie szybkich zmian, bez konieczności przebudowy całego systemu, pozwala na ich wprowadzanie i tym samym dopasowywanie się do zmian.
• Wiele możliwości wizualizacji danych w Qlik Sense – ludzki umysł zdecydowanie lepiej radzi sobie ze zrozumieniem informacji przedstawionej za pomocą obrazów i wizualizacji niż tabel i liczb. Siła narzędzia Business Intelligence tkwi w tym, że analizując dashboardy, użytkownicy oglądają dane przedstawione w formie wizualizacji, dzięki czemu szybciej kodują informacje i wyłapują powtarzalne schematy w danych. Przekłada się to na lepsze i przede wszystkim szybsze zrozumienie danych i podjęcie właściwej decyzji.

Porównanie funkcjonalności Qlik Sense i MS Excel:

Jak w prosty sposób sprawdzić czy narzędzie Business Intelligence sprawdzi się w firmie?

Często powtarza się: „nie dowiesz się, dopóki nie spróbujesz”, dokładnie tak samo jest w tym przypadku. Większość popularnych narzędzi BI oferuje darmowe wersje testowe i wsparcie w postaci dodatkowych materiałów, które ułatwią pracę z platformą, szczególnie na początku. Qlik również daje taką możliwość, gdzie przez 30 dni, bez żadnych kosztów można testować Qlik Sense bez ograniczeń, w wersji on-premise lub w chmurze (SaaS).