Krajowy System e-Faktur (KSeF). Przystępna innowacja czy skomplikowana modyfikacja? Wyjaśniamy, jak cyfrowa platforma wpłynie na sposób rozliczania się polskich przedsiębiorców [AKTUALIZACJA 28.06.2024]

Z artykułu dowiesz się:

1. Czym jest KSeF i na czym polega.
2. Na jakie aspekty należy zwracać uwagę wystawiając e-fakturę.
3. Jak w świetle nowych zasad usprawnić procesy wysyłania dokumentów.

Aktualizacja z dnia 28.06.2024r. 

Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę przesuwającą termin wdrożenia obowiązkowego KSeF na dzień 1 lutego 2026 r. Ustawa została opublikowana w Dzienniku Ustaw.

KSeF – co dokładnie oznacza?

Krajowy System e-Faktur to nic innego jak nowa platforma internetowa obligująca właścicieli działalności gospodarczych do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur jedynie drogą elektroniczną. Wspomniany system będzie zapewniał nie tylko możliwość wysyłania, przechowywania i wglądu do faktur poprzez cyfrową platformę, ale również stałą weryfikację rozliczeń przez organy podatkowe. Efektywne wdrożenie i kompleksowe zapoznanie się z nowymi zasadami rozliczania faktur oraz samym systemem KSeF, wymaga od podatników starannego przygotowania, zarówno pod kątem technicznym, jak i procesowym. Kogo będzie dotyczył nowy system rozliczeń? Od kiedy zacznie obowiązywać? W jaki sposób usprawnić czynności związane z wysyłaniem faktur i zrozumieć nowe procedury? Na wszelkie ważne pytania dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur odpowiemy w poniższym artykule.

Jak tłumaczy Ministerstwo Finansów, wskazana praktyka ma na celu ułatwić rozliczenia między firmami, zapewnić większe bezpieczeństwo przepływu dokumentów oraz usprawnić działania związane z uszczelnianiem systemu podatkowego. Wszelkie faktury będą wystawiane i odbierane przez osoby upoważnione na prywatnych komputerach, połączonych z systemem KSeF.

Wysyłanie faktur za pośrednictwem wskazanej platformy wyeliminuje dodatkowo konieczność przekazywania dokumentów bezpośrednio do nabywcy. Odbiorca faktury (która po wprowadzeniu otrzymuje unikalny numer nadany przez system), chcąc sprawdzić dokument, będzie miał możliwość jego weryfikacji i pobrania.

Nowe zasady – od kiedy i kogo obowiązują?

KSeF i faktury ustrukturyzowane funkcjonują już od początku 2022 r., cyfrowe wysyłanie dokumentów nie było jednak do tej pory obowiązkowe.

Zmiana w sposobie fakturowania będzie dotyczyć wszystkich podatników VAT, w tym również osoby prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze.

Obowiązek e-fakturowania ma wejść w życie 1 lutego 2026 roku i dotyczyć wszystkich czynnych płatników VAT. Następnie elektroniczne faktury będą zobowiązani wystawiać już wszyscy przedsiębiorcy, również ci zwolnieni z podatku VAT.

Dodatkowo, nowy system całkowicie ominie faktury konsumenckie (B2C), bilety pełniące funkcje faktur oraz faktury generowane w procedurach OSS i IOSS (w dalszym ciągu będą mogły być wystawiane w dowolnym formacie). Po wprowadzeniu obowiązku e-fakturowania, w wybranej formie będzie jeszcze można wystawiać faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP, docelowo (data do ustalenia) wskazane dokumenty będą mogły być generowane już jedynie elektronicznie.

Korzyści wynikające z KSeF.

Wprowadzenie obowiązku cyfrowych rozliczeń pociąga za sobą szereg korzyści, które mają za zadanie usprawnić ogólne procesy obiegu dokumentacji. Płatnicy będą mogli liczyć na szybszy,
40-dniowy maksymalny termin zwrotu podatku VAT (obecnie jest to 60 dni). Dodatkowo zarówno wystawcy, jak i odbiorcy uzyskają stały dostęp do KSeF, a tym samym wszelkich faktur, jeżeli tylko będą mieli przy sobie urządzenie z dostępem do Internetu. Elektroniczne faktury będą bezpiecznie przechowywane, co tym samym zminimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów (wszelkie dane będą dodatkowo multiplikowane i zapisywane w kopiach zapasowych). Format takiej faktury zostanie ustandaryzowany, co spowoduje ograniczenie błędów i skrócenie czasu obiegu informacji oraz faktur, a tym samym związane z wspomnianym procesem kontrole. Równocześnie firmy zostaną zwolnione z obowiązku archiwizowania wszelkich faktur w formie papierowej oraz nie będą zobligowane do przekazywania plików JPK_FA czy JPK_VAT RR na żądanie urzędu.

Warto również zwrócić uwagę na aspekt odczytu danych z faktur. Obecnie wielu przedsiębiorców i księgowych korzysta z systemu OCR, który umożliwia odczyt danych z obrazu faktury. Wspomniany system wymaga jednak dokładnego sprawdzania np. dat, numerów czy innych wartości podanych na dokumencie. KSeF – dzięki wprowadzeniu ustandaryzowanego formatu faktury – daje możliwość odczytania danych z dokumentu przez systemy informatyczne bez ryzyka wystąpienia błędów.

Krajowy System e-Faktur będzie opierał się tylko na fakturach elektronicznych, co wyeliminuje m.in. konieczność archiwizacji dokumentów.

Krajowy System e-Faktur, a budżet firmowy.

Łączne wydatki wynikające z konieczności dostosowania firmowych systemów do KSeF, przedsiębiorcy prowadzący działalności gospodarcze szacują nawet na kilkadziesiąt tysięcy złotych. Wydatki związane z wdrożeniem KSeF można jednak zaliczyć do kosztów firmowych (interpretacja z 8 czerwca 2022 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.227. 2022.1.MKU).

Dodatkowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej oświadczył, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów uzyskania przychodów mogą być zaliczone wszystkie koszty, których poniesienie pozostaje w związku z osiąganymi przez podatnika przychodami lub które służą utrzymaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. W interpretacji potwierdzono, że wskazane należności są kosztami dla celów podatku dochodowego, pomimo że są tylko pośrednio związane z przychodami.

Faktury ustrukturyzowane – jak wystawiać dokumenty w nowym systemie?

Odejście od papierowych, tradycyjnych faktur będzie z pewnością ogromnym wyzwaniem niejednego polskiego przedsiębiorcy. Wysyłanie faktur za pośrednictwem KSeF będzie wymagało integracji używanych przez firmy narzędzi do fakturowania z wskazanym systemem, wspomniane postępowanie usprawni jednak często skomplikowane i czasochłonne czynności księgowe. Wychodząc naprzeciw szeregowi wymagających procesów rozliczania prezentujemy aplikację, która umożliwi integrację systemu SAP z Krajowym Systemem e-Faktur. Aplikacja zapewni generowanie dokumentów w postaci ustrukturyzowanej (XML) i zautomatyzuje wysyłkę faktur sprzedażowych przy jednoczesnym odbiorze faktur zakupowych.

Dzięki interfejsowi programistycznemu API faktury będą generowane zgodnie ze standardami Ministerstwa Finansów, wysyłane do KSeF oraz – po nadaniu indywidualnego identyfikatora i stempla czasowego przez system – pobierane i wstępnie wprowadzane do systemu SAP.

Powyższe zobowiązania pozwolą firmom, które skorzystają z naszych usług zaoszczędzić czas, zredukować błędy, znacząco podnieść wydajność oraz w dłuższej perspektywie – obniżyć koszty.

Podsumowując, dzięki implementacji e-KSF zyskujesz – automatyzację wysyłek i odbiorów e-faktur zgodnych z wszelkimi nowymi standardami Ministerstwa Finansów, integrację Twojego systemu SAP z platformą KSeF i dostosowanie procesów w firmie do nowych wymogów. Spójność i bezpieczeństwo danych, ograniczenie ryzyka błędów, stałą kontrolę aplikacji po wdrożeniu oraz profesjonalne wsparcie usprawniające pracę księgowości.

KSeF – zabezpieczenie danych.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że w ramach Krajowego Systemu e-Faktur, zarówno dane, jak i wszelka komunikacja są szyfrowane. Ministerstwo informuje również, że autoryzacja we wskazanym systemie jest zabezpieczona na najwyższym możliwym poziomie.

Uwierzytelnienie odbywa się w oparciu o systemy certyfikatów kwalifikowanych, podpisów zaufanych i dodatkowych mechanizmów kryptografii opartej o klucze symetryczne i asymetryczne. Ministerstwo Finansów potwierdziło również, że KSeF przeszedł audyt bezpieczeństwa.

Faktury i rozliczenia w liczbach.

Włochy to kraj, który już w 2019 r. wdrożył ustrukturyzowane, obligatoryjne fakturowanie i zaczął powszechnie stosować nowy system. Po około 12 miesiącach od rozszerzenia obowiązku wystawiania elektronicznych faktur przez wszystkie firmy, 3,9 mln przedsiębiorstw wystawiło łącznie ok. 2 miliardy dokumentów. Warto zwrócić uwagę, że udział dużych, średnich i małych firm to 80% wszystkich wysłanych faktur. Pozostałe 20% stanowią mikroprzedsiębiorstwa i działalności jednoosobowe. Na przykładzie Włoch widzimy również, że przyjęcie wspomnianego sposobu rozliczania znacznie przyspieszyło rozwój handlu elektronicznego B2B. Wartość zamówień wymienianych za pośrednictwem narzędzi cyfrowych, między samymi włoskimi firmami osiągnęła wówczas 410 mld euro, co odpowiada 19% całkowitego obrotu B2B w tym kraju. Dodatkowo, ponad 50% dużych firm twierdzi, że po wprowadzeniu nowego systemu uzyskało korzyści w zakresie monitorowania zaległych należności oraz zarządzania podatkami. Z kolei średnie i małe przedsiębiorstwa wskazują na ułatwienia w zakresie rozliczania kosztów.

Oprócz Polski, zaawansowane przygotowania do wdrożenia nowego systemu trwają we Francji. Następni po nas mają być Rumunia i Niemcy, chociaż ci drudzy odsunęli obligatoryjne e-fakturowanie w czasie do 1 stycznia 2026 r. W dłuższej perspektywie obowiązek rozliczania faktur za pośrednictwem cyfrowej platformy ma wejść w życie również w innych państwach członkowskich UE.

Statystyki w Polsce jasno pokazują, że na początku 2022 r., świeżo po wprowadzeniu nowego systemu, kiedy korzystanie z faktur elektronicznych było dobrowolne, cyfrowa platforma nie cieszyła się zbyt dużą popularnością. W pierwszym miesiącu funkcjonowania systemu, przez platformę zostały przetworzone jedynie dwa dokumenty. Największa ilość faktur wygenerowana w KSeF przypada na listopad ub. r. We wskazanym miesiącu do systemu zostało wprowadzonych 5212 pozycji. Łącznie, przez pierwsze 12 miesięcy aktywności KSeF, do platformy zostało wysłanych jedynie 22 tys. faktur. Dzisiaj liczby te stale rosną, a Ministerstwo Finansów przewiduje, że w przyszłości przez system będzie przechodzić nawet 2,5 mld faktur rocznie. Są to ogromne liczby, które z pewnością będą musiały znaleźć podstawę w zintegrowanych, wydajnych i sprawnie działających systemach.

Procedura wysyłki faktur – jak to będzie wyglądało?

W pierwszej kolejności ważne, aby podatnik poinformował odpowiedni organ, kto będzie podmiotem uprawnionym do wystawiania dokumentów. Następnie uprawniony podmiot musi uwierzytelnić się w systemie KSeF i przesłać sporządzoną e-fakturę. Późniejsza weryfikacja pozostaje już po stronie platformy – Krajowy System e-Faktur sprawdza płatnika i nadaje dokumentowi unikatowy numer identyfikacyjny.

Dodatkowo, każda faktura będzie musiała być przygotowana według powszechnie obowiązującego wzoru, w oparciu o strukturę logiczną (schemę) ustaloną przez Ministerstwo Finansów. Możliwość samofakturowania nadal będzie obowiązywać, jednak sprzedawca uprawniający nabywcę do wystawiania faktur w swoim imieniu będzie musiał wspomnianemu nabywcy nadać w systemie stosowne uprawnienia.

KSeF nie nakłada nowych wymogów co do samej zawartości faktury. Pola w dokumencie elektronicznym mogą być uzupełniane w zależności od kryteriów wskazanych w ustawie dla konkretnego przypadku, którego udokumentowaniem jest faktura. Dla ułatwienia Ministerstwo Finansów wskazało 4 rodzaje pól odnoszących się do obowiązku wypełnienia poszczególnych wierszy. Będą to: pola obligatoryjne, pola logiczne, pola fakultatywne i pola opcjonalne. Brak wypełnienia pól obligatoryjnych będzie skutkował nieuznaniem pliku jako faktury, jednak wszelkie błędy rachunkowe czy osobowe zawarte w dokumencie nie zostaną wykryte przez system. W takim przypadku konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Krajowy System e-Faktur będzie akceptował tylko faktury wystawione według wzoru, ustalonego przez Ministerstwo Finansów.

Czy jako odbiorca otrzymam informację o tym, że wystawiono na mnie e-fakturę w systemie?

Faktura zostanie uznana za wystawioną w dniu przesłania dokumentu do KSeF. Data otrzymania to dzień, w którym faktura została wygenerowana w systemie. Tym samym chwilę, w której faktura została wystawiona w KSeF uznajemy za moment otrzymania dokumentu u nabywcy. Wskazana praktyka gwarantuje potwierdzenie, że faktura została w danym dniu dostarczona do kontrahenta i eliminuje konieczność wystawiania duplikatów. Zakłada się jednak, że akceptacja faktury w systemie nie będzie wymagana, a sama platforma nie będzie informować odbiorców o wystawieniu dokumentu.

Co z wersją papierową, czy będzie wymagana?

W chwili wejścia w życie obowiązku rozliczania faktur przez Krajowy System e-Faktur, papierowe dokumenty zostaną wycofane.

Dodatkowo Ministerstwo Finansów przewiduje kary za nieprzestrzeganie zasad stosowania KSeF. Zakłada się, że maksymalna wysokość kary może wynieść nawet 100% wysokości kwoty podatku VAT należnego, wykazanego na fakturze. Jeżeli na dokumencie nie został wykazany podatek, to kara pieniężna będzie wynosić do ponad 18% wysokości wykazanej kwoty należnej ogółem.

Są jednak wyjątki. W niektórych sytuacjach dopuszcza się możliwość wystawienia faktur poza platformą, natomiast Ministerstwo wskazuje na konkretne sposoby działania płatników w danych okolicznościach. Pod uwagę brane są przerwy techniczne związane z obsługą systemu, awarie platformy spowodowane problemami technicznymi czy bezpośrednie problemy płatników, takie jak np. brak dostępu do Internetu. W przypadku wystąpienia powyższych sytuacji, jeżeli nabywca wyrazi zgodę, wystawca faktury może wysłać dokument papierowy lub w formie PDF. Faktura powinna jednak zostać później wprowadzona do KSeF, a dokładny termin wysłania dokumentu reguluje projekt ustawy.

Otoczenie biznesowe zmienia się szybko i nierzadko zaskakuje nas wprowadzaniem nowych reguł. Dlatego tak ważne jest, aby stale aktualizować swoją wiedzę i wdrażać rozwiązania, które pozwalają szybko zaadaptować się w nowych warunkach i uprościć realizację skomplikowanych oraz czasochłonnych procesów.

Marcin Matysiak, SAP Consultant & Project Manager w BPX S.A.

Krajowy System e-Faktur rysuje się jako innowacyjne rozwiązanie, które zmodernizuje, ustrukturyzuje, ale również znacząco zreformuje sposób rozliczania, z którego korzystaliśmy do tej pory. Nowa infrastruktura technologiczna z pewnością nałoży na płatników dodatkowe zobowiązania i konieczność wdrożenia nowych zasad. W szerszej perspektywie powinna jednak zapewnić większe bezpieczeństwo przepływu danych oraz usprawnić procesy rozliczania dokumentów i płatności.

Innowacje w finansach, controlingu i płatnościach to działania, w których się specjalizujemy. Jeżeli zajmujesz się finansami oraz temat księgowości jest Ci szczególnie bliski, koniecznie sprawdź również nasze autorskie rozwiązanie BPX – Banking eXcellence, umożliwiające realizację procesu płatności w całości w systemie SAP Twojej firmy, bez konieczności dodatkowego logowania się do banku: banking-excellence

Szczegółowe informacje, jak również kontakt do osoby, która chętnie odpowie na dodatkowe pytania oraz szerzej zobrazuje strategię i sposób naszego działania w odpowiedzi na obowiązek korzystania z KSeF są dostępne tutaj.

Wiemy, jak ważne w przedsiębiorstwach jest sprawne poruszanie się w sferze finansów i płatności, dlatego systematycznie na naszym blogu będziemy dzielić się z Wami nowościami i aktualizacjami w tym zakresie.