Jak wykorzystać dane HR do analizy i poprawy wskaźników absencji i rotacji pracowników?

Z artykułu dowiesz się:

1. Czym jest wskaźnik rotacji i absencji.
2. Jaki wpływ ma rotacja i absencja pracowników na funkcjonowanie firmy.
3. W jaki sposób analiza danych HR może pomóc w walce ze zbyt dużą rotacją i absencją w organizacji.

Wskaźnik rotacji i absencji – definicja i wzór

Mianem rotacji pracowników określamy liczbę osób, które odchodzą z przedsiębiorstwa w danym okresie czasu. W celu obliczenia wskaźnika rotacji, czyli miary procentowej określającej poziom rotacji, należy podzielić liczbę pracowników którzy odeszli przez średnią liczbę pracowników w przedsiębiorstwie i pomnożyć ją razy 100. Z reguły wskaźnik rotacji jest liczony na podstawie danych z ostatnich 12 miesięcy.

Procentowy wskaźnik rotacji pracowników = (pracownicy, którzy odeszli ÷ średnia liczba pracowników) x 100

Choć wyróżnia się kilka rodzajów rotacji, to zazwyczaj jest to zjawisko mocno niepożądane i firmy dążą do utrzymania jej na jak najniższym poziomie.

Z kolei absencja to nic innego jak okres nieobecności pracownika w pracy i brak jego dostępności dla pracodawcy. Przy pomiarze tego wskaźnika powinniśmy zachować nieco większą ostrożność, gdyż uwzględnia on bezpłatne urlopy oraz zwolnienia chorobowe (również wynikające z wypadków przy pracy), ale także długotrwałą absencję związaną z ciążą, urlopami rodzicielskimi i wychowawczymi. Obliczając absencję pracowników z uwzględnieniem ostatniego czynnika, musimy pamiętać, że wynik może być sporo wyższy. Najczęściej wskaźnik absencji nie uwzględnia urlopów wypoczynkowych.

Procentowy wskaźnik absencji = (liczba wszystkich opuszczonych dni pracy ÷ liczba dni roboczych (łącznie dla wszystkich pracowników) x 100

Jeśli wartość wskaźnika znacznie wykracza poza średnią dla branży lub określonych stanowisk, jest to sygnał, że w organizacji pojawił się problem i warto zastanowić się jak można go rozwiązać.

Rotacja i absencja pracowników a działanie firmy

Duża rotacja  pracowników i ich częsta nieobecność (zarówno chorobowa, jak i niezapowiedziana) wpływają w ogromnym stopniu na funkcjonowanie organizacji. W związku z tym, przedsiębiorstwa powinny dokładnie identyfikować możliwe przyczyny takiego stanu rzeczy, a następnie podejmować przemyślane decyzje minimalizujące ryzyko wystąpienia takiej sytuacji w przyszłości. Niezaplanowane i przedłużające się nieobecności oraz wysoka liczba pracowników odchodzących wskazują na problemy, które należy jak najszybciej zdiagnozować, aby uniknąć przykrych, a często i długotrwałych konsekwencji dla firmy. Przyczyny rotacji pracowników mogą być różne, dlatego w działaniu organizacji kluczowe jest stałe monitorowanie, analizowanie i wyciąganie wniosków w oparciu o zmierzone wskaźniki.

Najnowsze statystyki dotyczące absencji i współczynnika rotacji w Polsce powinny być dodatkowym sygnałem ostrzegawczym dla organizacji, aby lepiej przyjrzeć się danym HR, dokładnie je przeanalizować i precyzyjnie obliczyć wskaźnik rotacji pracowników.

Jak wskazują dane przedstawione przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), tylko w pierwszych dwóch miesiącach 2023 r., pracownicy firm dostarczyli 5,1 miliona zwolnień lekarskich. Porównując to z okresem analogicznym w 2022 r., nastąpił wzrost aż o 16,1%. Choć zwolnienie chorobowe jest prawem pracownika, należy pamiętać również o drugiej stronie medalu, która zaburza prawidłowe działanie firmy w okresach wzmożonej absencji.

Według badania przeprowadzonego przez firmę Randstad, średni współczynnik rotacji pracowników w 2022 r. wynosił 19%. Co więcej, z raportu „Barometr rynku pracy”, wydanego przez Gi Group Holding w 2023 r. wynika, że aż 39,9% badanych zamierza zmienić pracę, co znacząco może podnieść poziom rotacji na rynku.

Niezaplanowane i długotrwałe nieobecności stosunkowo dużej liczby zatrudnionych pracowników oraz odejścia osób z zespołu to szereg negatywnych konsekwencji dla firmy. Wśród najczęstszych można wymienić:

• Ogromne koszty. Procesy rekrutacyjne i wdrażanie nowych pracowników wiążą się z szeregiem wydatków. Jeśli takie działania trzeba powtarzać często, przedsiębiorstwo jest narażone na dodatkowe koszty. Ponadto, duża rotacja oznacza  także wzmożone wydatki na wypłaty odpraw oraz stratę w postaci pieniędzy zainwestowanych w szkolenia pracownika, który po krótkim czasie odchodzi z organizacji. Natomiast absencja pracowników wiąże się dodatkowymi kosztami w postaci zlecenia pracy organizacjom zewnętrznym lub wypłaty za godziny nadliczbowe pozostałym pracownikom wykonującym dodatkowe obowiązki.
• Spadek produktywności i wydajności. Nieobecność pracowników oraz okres szukania nowych osób oznacza wskazanie zastępstwa lub przydzielenie zadań pozostałym pracownikom. Niedobory kadrowe wiążą się z natłokiem obowiązków który prowadzi do przeciążenia i demotywacji pracowników, a to z kolei może powodować mniej sprawną organizację pracy, a nawet przestoje w realizacji zleceń.
• Obniżenie się zaangażowania. Ciągłe zmiany w składzie zespołu mogą przyczynić się do braku poczucia wspólnoty. Taka sytuacja może mieć konsekwencje w postaci odejścia z firmy długoletnich pracowników w poszukiwaniu stabilniejszego miejsca pracy. Ponadto, ciągłe rotacje wiążą się z ryzykiem osłabienia wizerunku firmy, w związku z negatywnymi opiniami odchodzących pracowników.

Analiza danych HR jako metoda służąca poprawie wskaźników rotacji i absencji pracowników

W celu zmniejszenia wskaźnika rotacji i absencji pracowników w obrębie firmy, a także uniknięcia przykrych konsekwencji z tym związanych, działy HR powinny bardzo dokładnie i regularnie analizować dostępne dane i dokonywać regularnych pomiarów. Pozwoli to na wyciągnięcie wniosków i podjęcie przemyślanych decyzji dla przedsiębiorstwa.  Taka strategia jest również przewagą konkurencyjną, gdyż według raportu „Barometr rynku pracy”, przeprowadzonego przez Gi Group Holding w 2023 r., aż 41% badanych firm deklaruje, że nie posiada sprecyzowanych planów dotyczących przeciwdziałania rotacji pracowniczej.

Sprawne korzystanie ze wskaźników HR niesie za sobą szereg korzyści. Jednakże efektywne zastosowanie dostępnych danych jest niejednokrotnie źródłem problemów w działach zarządzania zasobami ludzkimi. Brak lub nieumiejętne użycie dostępnych informacji prowadzi do trudności w ocenie rzeczywistej sytuacji przedsiębiorstwa oraz skuteczności podejmowanych działań, co z kolei utrudnia wdrażanie najlepiej dopasowanych rozwiązań. Zrozumienie znaczenia analizy danych to podstawa do wzniesienia pracy działów i działania organizacji na nowy poziom.

Analiza danych HR to bardzo pomocne narzędzie zarówno w zakresie tak zwanego twardego jak i miękkiego HR, które pozwala uwidocznić pewne zależności. Miękki HR to obszar odpowiedzialny za szeroko rozumiane zarządzanie zasobami ludzkimi i dbanie o warunki zawodowe i społeczne w firmie, np. rozwój zawodowy, motywacja do pracy, analiza czasu pracy, benefity, a także urlopy i absencje oraz rekrutacje, a więc i rotacja pracowników. Twardy HR dotyczy kwestii prawno-administracyjnych i tych związanych z wynagrodzeniami.

Dokładna analiza i wizualizacja danych pozwalają na wyodrębnienie przynajmniej kilku możliwych scenariuszy, które należy rozważyć przed wyciągnięciem wniosków i wdrożeniem konkretnych działań. Badając wskaźniki związane z rotacją i absencją, można zauważyć wiele potencjalnych czynników odpowiedzialnych za ich wysoki poziom, m.in. brak zadowolenia z pracy, brak możliwości rozwoju, nieodpowiednie wynagrodzenie, brak elastycznego czasu pracy, dominacja starszej grupy wiekowej, czy brak możliwości korzystania z pracy zdalnej. Mierzenie poziomu zadowolenia pracowników w firmie to ogólny wskaźnik, na którego badanie decyduje się coraz więcej organizacji na całym świecie.

Aby analiza była skuteczna i umożliwiała podejmowanie jak najlepszych decyzji prowadzących do zatrzymania najbardziej wartościowych pracowników i wyprzedzenie konkurencji, musi zaistnieć co najmniej kilka czynników.

Przede wszystkim, działy HR muszą zrozumieć jak duże znaczenie ma analiza danych w ich pracy, a także jak ważna jest strategia utrzymania KPIów na właściwym poziomie. Jak wynika z badania opublikowanego przez HR Rebels „Stan Analityki HR w Polsce”, w którym wzięliśmy udział w 2023 r., blisko 60% działów HR opiera swoje rekomendacje na analizie danych. To zadowalający, aczkolwiek niesatysfakcjonujący wynik dla branży.

Na podstawie powyższego raportu, można stwierdzić, że osobami które najczęściej korzystają z danych HR w firmie są członkowie zarządu i/lub rada nadzorcza – 77,8% badanych. Szef i pracownicy działu zarządzania zasobami ludzkimi, którzy zazwyczaj mają największą wiedzę i doświadczenie w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, stanowią z kolei 66,1% ankietowanych. W erze tak ogromnego znaczenia analityki to właśnie działy HR powinny stanowić główną grupę odbiorców, aby móc w realny sposób podejmować najkorzystniejsze decyzje. Według raportu „Stan Analityki HR w Polsce”, 9% badanych organizacji w żaden sposób nie korzysta z danych HR.

A co najważniejsze, przedsiębiorstwa powinny przestać tracić czas na manualne obrabianie danych w programach i skorzystać z dedykowanych zautomatyzowanych narzędzi  do analizy.

„Z naszych doświadczeń wynika, że ponad 40% czasu potrzebnego na przygotowanie raportów w tych narzędziach spędzamy na manualnej edycji danych.”

Dominik Machalica, Sales BI Department Manager w BPX S.A., HR Rebels „Stan Analityki HR w Polsce”.

Odpowiedzią na problemy z analizą coraz większej ilości gromadzonych danych są dedykowane narzędzia. Prawdziwą rewolucją na rynku są zautomatyzowane narzędzia Business Inteligence (BI). Stanowią one doskonałą alternatywę dla klasycznych narzędzi do wizualizacji danych typu Excel czy Power Point, gdyż nie wymagają czasochłonnej edycji manualnej i oferują przejrzystą wizualizację danych.

Skorzystaj z dobrodziejstw jakie oferuje automatyzacja HR i zwiększ efektywność pracy w dziale zarządzania zasobami ludzkimi. Nasze dedykowane narzędzie HR Vizion Pro pozwala na gromadzenie danych  w jednym miejscu i tworzenie czytelnych wizualizacji. Możesz tworzyć personalizowane dashboardy, wykresy i raporty, aby dostosować analizę do swoich potrzeb. Za pomocą kilku kliknięć zyskasz pełny wgląd w dane HR i podejmiesz najlepsze decyzje dla swojej organizacji.

Nadchodzi nowa era – digitalizacji HR!

Używając HR Vizion Pro będziesz mógł rozwiązać wiele problemów, między innymi stawisz czoła zbyt wysokiemu współczynnikowi  rotacji i absencji pracowników. Dzięki stałemu dostępowi do aktualnych danych, dotyczących m.in. ilości pracowników dołączających i opuszczających organizację, przewidywanych nieobecności z uwzględnieniem umiejętności i stanowisk czy przeciętnego czasu pracy dla różnych stanowisk w firmie, możesz zaplanować i wdrożyć skuteczne rozwiązania w odpowiednim czasie. Uzyskanie niskiego poziomu rotacji niesie za sobą szereg korzyści wynikających ze zmniejszenia ilości powodów odejść pracowników, kosztów rotacji czy obniżenia braku dostępności pracowników dla organizacji w kluczowych momentach.

Ale to nie wszystko! To koniec z nudnymi arkuszami kalkulacyjnymi i stratą czasu na manualną analizę danych. Dzięki naszemu systemowi BI zyskujesz pełną kontrolę nad danymi  i formą ich prezentacji. Skup się na tym co ważne i zadbaj o dobrostan swoich pracowników. Resztę zrobimy za Ciebie.

Jeżeli chcesz w pełni wykorzystać możliwości systemów Business Intelligence w swojej organizacji, skontaktuj się z nami już dziś! Nasi eksperci pomogą Ci rozpocząć przygodę z tymi narzędziami i dołączyć do grona przedsiębiorstw, które osiągają sukcesy dzięki efektywnemu wykorzystaniu danych.