Case study: Globalna transformacja biznesowa: Połączenie jednostek gospodarczych firm A i B w SAP przy użyciu robotów.

Case Study: Roboty

O projekcie:

W dzisiejszym świecie fuzje i przejęcia firm są powszechnym sposobem na uzyskanie korzyści finansowych w wyniku ich strategii trwałego wzrostu i ekspansji rynkowej.

Reorganizacja operacyjna może być dużym wyzwaniem ze względu na istniejące różnice systemowe, różne wersje oprogramowania, obyczaje biznesowe, jak i poziom ich zarządzania.

Biorąc pod uwagę potencjalne korzyści i ryzyka wynikające z reorganizacji, rozważamy następujące operacyjne podejście do procesu łączenia firm:

• Transfer do istniejącego systemu (nie) SAP jednej ze stron,
• Hybrydowe połączenie systemowe z zachowaniem obu systemów.

O ile pierwsze rozwiązanie wydaje się być oczywiste, to co w sytuacji, gdy musimy połączyć dwa odrębne, działające systemy SAP?

Czy kiedykolwiek zarządzałeś dwoma produktywnymi systemami SAP czasie rzeczywistym?

Czy kiedykolwiek myślałeś, aby zarządzać tą samą ilością danych w dwóch oddzielnych systemach automatycznie?

Czy kiedykolwiek pracowałeś na dwóch różnych wersjach SAP, utrzymując przepływ pracy pomiędzy nimi bez utraty danych?

Opowiem Ci, jak udało nam się to zrobić.

Kilka lat temu nasz Klient kupił firmę, która korzystała z własnego, produktywnego, systemu SAP, włączając w to wszystkie możliwe obszary jak planowanie produkcji, logistykę, finanse, kontroling czy jakość.

Ze względów prawnych, nasz Klient wymagał jednego, prostego, zintegrowanego rozwiązania, tak by utrzymać produkcję w „starym” systemie a do swojego systemu przenieść całą sprzedaż, logistykę oraz finanse.

Kontekst:

Program transformacji cyfrowej wymagał globalnego połączenia jednostek gospodarczych Firmy A i Firmy B w połączone jednostki pod nową nazwą Firmy A. Historycznie, jednostki firmy A korzystały z systemu SAP (A), a jednostki firmy B z systemu SAP (B).

Zakres programu transformacji obejmował uruchomienie wszystkich operacji biznesowych w systemie (A), podczas gdy operacje produkcyjne i zaopatrzenie będą nadal prowadzone w systemie (B). Oznaczałoby to, że zintegrowany proces „od produkcji po sprzedaż” będzie przebiegał w dwóch systemach, a zasoby będą musiały przechodzić z jednego systemu (B) do drugiego (A).

Wizja

Rozwój nowego zintegrowanego procesu transferu zapasów w celu zapewnienia kompleksowości i dokładności danych przekazywanych pomiędzy systemami ERP, a także optymalizacja procesów wewnątrz jednostki pomiędzy firmami w celu wsparcia firmy A na całym świecie poprzez zastosowanie modelu hybrydowego.

Sprawozdania finansowe, raportowanie i interfejsy, jak również zgodność dla procesów zamknięcia okresu zostaną opracowane i dostosowane do specyficznych wymagań dla danego kraju z uwzględnieniem najlepszych praktyk globalnych w celu zapewnienia standardowego podejścia dla fabryk i rynków. Dzięki naszemu rozwiązaniu możliwe będzie również zapewnienie wzrostu, zarówno pod względem kosztów, jak i  kolejnego etapu budowania wartości połączonych segmentów Firmy A i Firmy B.

Case study

Oprócz wielu obszarów, które były w zakresie projektu, takich jak:

• Sprzedaż produktów z fabryk (B) na rynki (A),
• Transfer towarów pomiędzy fabryką a rynkiem w ramach tej samej jednostki gospodarczej,
• Transfer kosztów wewnątrz firmy w ramach jednego podmiotu prawnego,
• Zwroty przez podmioty trzecie z systemu (A) do systemu (B),
• Zautomatyzowane rozpoznawanie przychodów fabryki dla przesyłek wewnątrz jednostki gospodarczej,
• Logistyczna obsługa kosztów wewnętrznych (Rosja),
• Wielokanałowe dostawy/eFabryki (Chiny i USA) – możliwość pozyskiwania szeregu zamówień w ramach tej samej procedury.

Każde rozwiązanie dla powyższych wymagań okazało się dla nas doskonałym wyzywaniem, niemniej pozwól, że podzielę się z Tobą najciekawszymi rozwiązaniami, w przypadku których, użyliśmy robotów:

• W związku z tym, że fabryka działa w SAP (B), a fabryka w SAP (A), wycena materiałów naturalnie odbywa się w każdym systemie osobno. Aby uniknąć różnic, istniała potrzeba monitorowania kosztów w ujęciu okresowym.
• Opracowywany został nowy zintegrowany proces transferu zapasów, dla którego wymagany jest raport zapewniający kompletność i dokładność danych przenoszonych pomiędzy systemami, a finalnie odzwierciedlony w sprawozdaniach finansowych danych jednostek.
• Stworzenie raportu/narzędzia, zdolne do porównywania danych podsumowujących COPA pomiędzy SAP (B) i (A) po transferze danych sprzedażowych pomiędzy systemami.

Wszystkie powyższe funkcjonalności, co do zasady, winny być zarządzane automatycznie i w razie potrzeby dostosowywane tak, aby uzyskać identyczną wartość w obu systemach.

Oczekiwane korzyści:

• Standaryzacja, optymalizacja i zwiększenie wydajności poprzez wycofanie z obiegu wielu dotychczasowych programów „szytych na miarę” systemu (B) i wyeliminowanie ręcznych korekt w systemie (A),
• Standaryzacja procesu wewnątrz jednostki w obu systemach,
• Zapewnienie integralności transakcyjnej cen materiałów,
• Uzyskanie większej dokładności danych,
• Wykorzystanie robotyki w celu poprawy efektywności i ukierunkowania na użytkownika,
• Uniknięcie długoterminowej niespójności,
• Zapewnienie dokładności raportowania COPA

Rozwiązania – czym jest robot?

• Robot jest zautomatyzowanym procesem sprawdzającym poprawność danych pomiędzy SAP (B) i SAP (A).
• Robot pracuje na maszynie wirtualnej, do której nie ma dostępu żaden użytkownik. Dzięki temu użytkownicy nie są w stanie ingerować w żadne z kroków wykonywanych przez robota w tle.
• Robot weryfikuje poprawność danych dla uzgodnionego procesu i wysyła listę niezgodności (raport uzgodnień) na zdefiniowany adres e-mail.
• Użytkownik końcowy przegląda wygenerowany raport w celu przeanalizowania wszystkich możliwych powodów, dla których przetwarzane i wyświetlane dane różnią się pomiędzy obydwoma systemami SAP.

Procesy, które są objęte robotami:

• Uzgodnienie kosztów standardowych (Standard Cost Reconciliation),
• Uzgodnienie cen wewnętrznych pomiędzy spółkami (Intercompany Price Reconciliation),
• Uzgodnienie zwrotów między firmami (A) system do (B) systemu (Retrofit Reconciliation).

Koncepcja robotyki może być zastosowana do dowolnych innych procesów, ale powyższe były udanym pilotażem, który zapewnił dokładność danych, śledzenie i wydajność procesu.

Korzyści dla Klienta:

• 3 raporty tworzone automatycznie, uruchamiane w każdy poniedziałek,
• Wszystkie znalezione różnice wysyłane do użytkowników na podstawie predefiniowanych danych,
• Oddzielne raporty dla każdego kraju,
• Brak ryzyka popełnienia błędu przy porównywaniu danych między systemami,
• Krótki czas tworzenia raportów,
• Możliwość uruchomienia raportu na życzenie (np. gdy powstanie nowy materiał lub po wprowadzeniu poprawek),
• Łatwa komunikacja z Robotem (przez maila),
• Szyfrowane dane — dodatkowe zapewnienie bezpieczeństwa,
• Elastyczne rozwiązanie (łatwy sposób na dodanie nowego kraju do procesu),
• Przyjazny dla użytkownika przewodnik.

Krajami wiodącymi były: Chiny, Rosja, Wielka Brytania i Polska, ale samo rozwiązanie jest na tyle elastyczne, że w kolejnych latach dołączały do niego kolejne kraje (jak np. Kenia).

Zobacz Case Study