Planowanie kosztów produkcji z zastosowaniem Qlik Sense Enterprise i K4 Analytics

Dotychczasowy proces analizy kosztów oraz planowania stawek i narzutów był wykonywany ręcznie, co było niezwykle czasochłonne i wymagało dużego nakładu pracy przedstawicieli działu Kontrolingu. Analiza kosztów była przeprowadzana w plikach Excel, w których klient manualnie uzupełniał dane z zeszłego miesiąca, korygując niektóre wartości na podstawie swojego doświadczenia i wiedzy, przypisując je do odpowiednich grup zasobów. Po uzupełnieniu arkuszy, za pomocą formuł wyznaczano stawki robocizny i maszynowe, co również wymagało manualnego wprowadzenia i korekty danych, np. dostępności pracowników.

Ze względu na konieczność ręcznego wprowadzania wartości, proces ten był obarczony znacznym ryzykiem wystąpienia błędu, a dane nie były dostępne bezpośrednio po zamknięciu miesiąca. W celu uzyskania podsumowania kosztów miesięcznych konieczne było wprowadzenie niezbędnych informacji do wielu osobnych plików oraz manualne wyznaczenie brakujących danych. Historyczne koszty związane z zasobami ludzkimi i użytkowaniem maszyn nie były przechowywane (tzn. wersjonowane). Dane te były rozproszone w plikach Excel (tzw. pliki płaskie) na dysku użytkownika, a tym samym, nie były one ogólnodostępne, co może mieć znaczący wpływ na całościowe działanie firmy.

Proces wyznaczania stawek i innych elementów kosztowych opierał się na doświadczeniu przedstawiciela działu Kontrolingu, co uniemożliwiało odtworzenie raportu w rozwiązaniach informatycznych, za pomocą jedynie parametrów pobranych z systemu. Wdrożenie wymagało udziału doświadczonego kontrolera, a tym samym sukces dotychczasowego procesu był uzależniony od dostępności konkretnego pracownika.

Podsumowując, dotychczasowy proces był obarczony następującymi problemami:

• Czasochłonność – czynności wykonywane ręcznie, wymagające sporego nakładu pracy wykwalifikowanego kontrolera;
• Brak dostępu do aktualnych danych – brak możliwości analizy kosztów produkcji w czasie rzeczywistym;
• Brak danych historycznych – brak wersjonowania kosztów związanych z pracą pracowników produkcyjnych oraz eksploatacją maszyn;
• Brak spójności danych – manualna korekta danych sprawiała, że końcowe raporty różniły się od danych dostępnych w systemie ERP.