Bankowość zintegrowana z SAP: Twoje centrum zarządzania finansami

Z artykułu dowiesz się:

1. Czym jest rozwiązanie Banking eXcellence.
2. Czym różni się od tradycyjnego procesu płatności w systemie SAP.
3. Jakie korzyści biznesowe zapewnia nasze rozwiązanie.

Wyzwania obsługi płatności w standardowym procesie obsługi płatności w SAP

Według „Ogólnopolskiego Badania Księgowych” przeprowadzonego pod koniec 2022 roku przez firmę inFakt, blisko 80% księgowych pracuje w godzinach nadliczbowych z powodu natłoku obowiązków. Obsługa płatności wychodzących i wyciągów bankowych stanowi znaczną część codziennych zadań. System ERP SAP jest najczęściej wybieranym rozwiązaniem w dużych przedsiębiorstwach, ale standardowy proces obsługi płatności ma pewne ograniczenia i nie jest intuicyjny. Duplikacja płatności, brak zabezpieczeń plików płatności oraz konieczność logowania do wielu platform bankowych generują stratę czasu i ryzyko błędów.

Banking eXcellence – rozwiązanie dla firm korzystających z SAP

W polskich firmach systemem ERP, który wiedzie prym, jest SAP. Razem ze swoimi flagowymi produktami, takimi jak SAP ECC oraz S/4HANA, SAP posiada ponad 30% udziału w rynku. Rozwiązania tej firmy są najczęściej wybierane przez duże przedsiębiorstwa zatrudniające powyżej 500 pracowników. Ze względu na duży wolumen realizowanych przelewów w tych firmach, obsługa zobowiązań płatniczych wymaga znacznego nakładu pracy i zaangażowania wielu osób.

Niezwykle czasochłonna obsługa płatności w tradycyjny ujęciu

Standardowy proces obsługi płatności oferowany przez SAP opiera się głównie na transakcji F110, która spełnia dwie istotne funkcje w kontekście naszych działań biznesowych. Po pierwsze, umożliwia nam przejrzenie aktualnego stanu otwartych rozrachunków, które są gotowe do płatności. Po drugie, generuje pliki płatności, które następnie importujemy do systemów bankowości elektronicznej.

Ograniczenia i brak intuicyjności w tradycyjnym rozwiązaniu

Jednakże, należy zauważyć, że domyślny proces ma pewne istotne ograniczenia, które utrudniają jego użytkowanie, szczególnie gdy mamy do czynienia z wieloma spółkami posiadającymi rachunki w różnych bankach.

Jednym z głównych zagrożeń związanych z korzystaniem ze standardowego rozwiązania jest ryzyko podwójnego dokonywania płatności.

SAP dostarcza jedynie plik płatności, a cała reszta procesu, włączając w to import pliku do banku, leży po naszej stronie. Brak systemowych ostrzeżeń lub komunikatów dotyczących potencjalnych duplikacji płatności wymusza konieczność wprowadzenia dodatkowych procedur zapobiegawczych, zwłaszcza w działach księgowości, gdzie wiele osób może być odpowiedzialnych za przetwarzanie płatności.

Brak zabezpieczeń i zagrożenia bezpieczeństwa

Niezabezpieczony plik płatności stanowi kolejne zagrożenie dla bezpieczeństwa całego procesu. Przed wgraniem pliku do banku, można go modyfikować nawet za pomocą prostych aplikacji, takich jak „Notatnik”. Takie niedociągnięcie budzi wątpliwości dotyczące ogólnego bezpieczeństwa przeprowadzania płatności. Ponadto, standardowy proces naraża nas na znaczne straty czasowe, które często przyjmujemy jako nieodłączny element naszej pracy, mimo że można by ten czas poświęcić na rozwój naszych umiejętności lub analizę bardziej złożonych zagadnień.

Mowa tu bowiem o konieczności regularnego logowania się do wielu platform bankowości internetowej i efektywnego korzystania z portali bankowych, które często różnią się między sobą pod względem układu graficznego i funkcjonalności. Regularne logowanie jest wymagane w celu weryfikacji dostępnych środków, autoryzacji przelewów oraz sprawdzania statusu ich realizacji.

Optymalizacja procesu płatności i weryfikacja sald

Chcąc zoptymalizować i rozwiązać większość bolączek standardowego procesu dostępnego w SAP, zespół konsultantów BPX, we współpracy z wieloletnimi pracownikami działów księgowych opracował innowacyjne rozwiązanie nazwane „Banking eXcellence”. Jego celem jest zoptymalizowanie i rozwiązanie większości problemów związanych z standardowym procesem dostępnym w SAP. Banking eXcellence został stworzony jako pełnoprawny interfejs pomiędzy systemem SAP a bankowością elektroniczną, umożliwiający analizę i weryfikację płatności wychodzących z firmy.

Intuicyjny interfejs i dostęp do historii płatności

Narzędzie oferuje przystępny interfejs, który jest łatwy w obsłudze nawet dla nowych użytkowników. Ponadto gromadzi w jednym miejscu zarówno zaplanowane, jak i historyczne przelewy, umożliwiając pełną analizę płatności. Co istotne, rozwiązanie gromadzi historię płatności z wszystkich banków i rachunków, co ułatwia śledzenie transakcji.

Bezpieczeństwo procesu płatności i ochrona przed błędami

Po implementacji rozwiązania Banking eXcellence, system ERP (SAP) przejmuje odpowiedzialność za bezpieczeństwo procesu płatności, zapobiegając podwójnej wysyłce przelewów lub edycji zawartości pliku płatności. Dodatkowo, rozwiązanie umożliwia weryfikację salda na wszystkich rachunkach z poziomu SAP, a także składanie podpisów i wysyłkę zautoryzowanych plików bezpośrednio do banku. Dzięki temu konieczność regularnego logowania do aplikacji bankowych jest znacznie ograniczona. .

Workflow autoryzacji płatności i zwiększona ochrona

Rozwiązanie oferuje także możliwość uruchomienia i dostosowania workflow-u autoryzacji płatności, co znacznie zwiększa ochronę przed potencjalnymi nadużyciami.  Przejęcie kontroli nad procesem wydatkowania środków pieniężnych daje nam dodatkowe narzędzie do nadzoru i uszczelniania tego procesu.

Proces obsługi płatności w Banking eXcellence nie kończy się jedynie na przekazaniu pliku do banku. System automatycznie sprawdza statusy poszczególnych przelewów, informując nas z poziomu SAP o poprawnym zrealizowaniu płatności przez bank lub ostrzegając nas, gdy z jakiegoś powodu przelew nie mógł zostać zrealizowany. Taki automatyczny monitoring zapewnia nam pełną kontrolę nad płatnościami i pozwala uniknąć potencjalnych problemów.

Komplementarnym rozwiązaniem do kokpitu płatności jest kokpit wyciągów, który umożliwia znaczną redukcję czasu potrzebnego do przetworzenia wyciągów bankowych. Dzięki Banking eXcellence całkowicie eliminowana jest konieczność codziennego pobierania wyciągów z różnych  aplikacji bankowych i ich następnego wgrywania do systemu SAP. Wszystkie te operacje są wykonywane automatycznie we wczesnych godzinach porannych, dzięki czemu przed rozpoczęciem naszej pracy wszystkie wyciągi są już dostępne w transakcji FEBAN, gotowe do dalszego przetwarzania.

Jednym z niezaprzeczalnych atutów, który może zdecydowanie przyczynić się do wzrostu efektywności działu sprzedaży, jest funkcjonalność automatycznego księgowania wyciągów śróddziennych. Ta dodatkowa opcja, niedostępna w tradycyjnym systemie SAP, umożliwia automatyczne pobieranie i księgowanie wyciągów śróddziennych według naszych preferencji. Dzięki temu możemy w czasie rzeczywistym utrzymywać zgodność salda na kontach księgi głównej z rzeczywistymi saldami dostępnymi na naszych rachunkach bankowych. Ta funkcjonalność niesie za sobą istotne ułatwienia dla działów sprzedaży, umożliwiając szybkie uwolnienie kontroli kredytowej, a także zapewniając pracownikom działów windykacji czy obsługi należności zawsze aktualne informacje. Dzięki temu mogą szybko identyfikować zaległe płatności i podejmować odpowiednie działania windykacyjne, co przyczynia się do poprawy efektywności w obszarze odzyskiwania należności. W rezultacie, automatyczne księgowanie wyciągów śróddziennych umożliwia bardziej płynne i efektywne procesy biznesowe. Poszczególne działy mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami i podejmować szybsze i bardziej świadome decyzje, co w efekcie przekłada się na wzrost przychodów i zysków organizacji.

Banking eXcellence: Nowoczesne rozwiązanie dla sektora finansowo-księgowego

Implementacja Banking eXcellence to długoterminowa inwestycja, która pozwala zwolnić księgowych z wielu żmudnych, rutynowych i czasochłonnych czynności. Nasze rozwiązanie umożliwia skierowanie dostępnych zasobów do analizy bardziej złożonych i wymagających problemów. Znaczna część konsultantów BPX posiada wieloletnie doświadczenie w obszarze finansowo-księgowym, co pozwala nam doskonale zrozumieć, jak stresujące i wymagające jest pogodzenie procesu wdrożenia z realizacją codziennych obowiązków. Szczególnie w przypadku pracy, w której stale gonią terminy deklaracji podatkowych.

Optymalizacja procesów księgowych dla zwiększonej efektywności

Banking eXcellence to nowoczesne narzędzie, które umożliwia optymalizację procesów księgowych. Dzięki niemu można skupić się na analizie bardziej złożonych i wymagających zagadnień, jednocześnie eliminując monotonne zadania, które do tej pory pochłaniały dużo czasu. Nasze rozwiązanie pomaga efektywniej zarządzać czasem i zasobami, umożliwiając skoncentrowanie się na strategicznych aspektach działalności finansowej.

Szybkie wdrożenie i gwarancja efektywności

Nasze starania skupiają się na zapewnieniu klientom możliwie najszybszego wdrożenia rozwiązania, minimalizując tym samym okres przejściowy. Gwarantujemy, że nasze rozwiązanie zostanie wdrożone w wyjątkowo krótkim czasie, biorąc pod uwagę typowe projekty IT. Już w ciągu 3 do 4 tygodni od momentu przekazania wymagań biznesowych udostępniamy naszym klientom pełen dostęp do kokpitu.

Rozpoczęcie korzystania z naszego rozwiązania jest niezwykle proste i intuicyjne. Już po kilku tygodniach od przekazania wymagań biznesowych, nasi klienci mogą cieszyć się pełnym dostępem do naszego kokpitu. Wdrażając rozwiązanie, zapewniamy również pełne wsparcie techniczne i szkolenia dla zespołu, aby zapewnić płynne przejście i maksymalną efektywność.

Zaufaj doświadczeniu i skuteczności

Dostosowując się do obecnych trendów rynkowych i spełniając oczekiwania naszych klientów, oferujemy elastyczne podejście do dystrybucji naszego rozwiązania, Banking eXcellence. Zapewniamy możliwość wyboru między jednorazowym zakupem licencji na całe życie, a subskrypcją roczną, która daje dostęp do naszego produktu. Nasza oferta subskrypcyjna zapewnia regularne aktualizacje funkcjonalności, wsparcie wdrożeniowe oraz stabilność i bezpieczeństwo Nasze ponad 17-letnie doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań IT stanowi gwarancję jakości i niezawodności.